Gestionnaire d'Une École Doctorale H/F - Université de Strasbourg

La Direction de la recherche et de la formation doctorale est un service central de l'université. Elle compte au total 80 personnes et travaille avec une équipe politique de 4 personnes (Vice-président + VP délégués).

L'activité s'exerce au sein de la Direction de la recherche et de la formation doctorale dans le cadre du Collège doctoral - Université de Strasbourg comptant 15 personnels administratifs répartis sur plusieurs pôles (Pôle International/poursuite de carrière, pôle formations, gestionnaires des écoles doctorales).

Le.la gestionnaire travaille en binôme avec un.une autre gestionnaire d'ED permettant ainsi une continuité de service. Chaque gestionnaire gère son ED en priorité.

Relation hiérarchique :

La personne est placée sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif du Collège doctoral - Université de Strasbourg.

Emploi ouvert aux agents titulaires uniquement

Démarrage à compter du 01/09/2026

Catégorie : B

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Activités principales:

Gestion administrative des dossiers des doctorants :

- Admissions : informations, envoi et réception des dossiers, traitement des demandes pour soumission pour avis du Conseil de l'Ecole doctorale
- Demandes de réinscriptions : réception des dossiers, traitement des demandes pour soumission pour avis du Conseil de l'Ecole doctorale
- Inscriptions administratives
- Suivi des dossiers (admissions, inscriptions, soutenance, formations)
- Organisation des soutenances: validation jury, courriers aux membres du jury, suivi du dossier de soutenance...
- Gestion des registres de soutenance et vérification des données avant l'édition des diplômes
- Travailler en collaboration avec la BU pour la mise en ligne des thèses

Organisation administrative de l'Ecole doctorale et de son Conseil

- Préparation et organisation des réunions du Conseil de l'Ecole doctorale : élaboration et diffusion des convocations (en concertation avec la direction de l'Ecole doctorale),
- Rédaction des compte-rendu de réunion
- Mise en oeuvre et suivi des décisions adoptées
- Aide à la rédaction du dossier d'accréditation de l'école doctorale (quinquennal)

Organisation des activités scientifiques de l'Ecole doctorale

- Préparation des journées doctorales : réalisation des programmes
- Organisation du séjour des intervenants (le cas échéant) : transports, logement, repas ; demande de devis auprès de traiteurs, restaurants, hôtels, transporteurs ; mise en ligne
- Organisation des formations disciplinaires

Gestion financière de l'école doctorale

- Suivi du budget
- Demandes de devis, bons de commande
- Mise en place et suivi des subventions allouées aux doctorants
- Gestion du site internet de l'école doctorale

Activités associées:

Accueil, veille documentaire et diffusion de l'information

- Accueil, conseil et orientation des doctorants et enseignants
- Correspondance avec les doctorants : réponse précise et circonstanciée
- Mise à jour des informations concernant l'Ecole doctorale (offres de financement, conférences, journées doctorales, etc.) sur le site internet de l'Université,
- Diffusion aux équipes de recherche des informations (bourses, fondation, prix, subventions, partenariat) transmises par les organismes et par la Direction de la Recherche

Participation à la réflexion sur l'organisation des écoles doctorales

- Harmonisation des activités et des procédures entre les différentes écoles doctorales
- Participation aux réunions de travail
- Elaboration d'un calendrier de mise en place d'une organisation identique de travail entre les écoles doctorales de l'université

Connaissances:

- Connaître l'organisation et le fonctionnement des universités
- Connaître les circuits des décisions administratives de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Avoir une bonne connaissance de la réglementation en matière de formation doctorale
- Connaître l'organisation de la recherche
- Connaître les techniques de secrétariat et de gestion administrative

Compétences opérationnelles:

- Accueillir et prendre des messages
- Enregistrer et classer les documents
- Travailler en équipe
- Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans le domaine de gestion administrative
- Savoir lire et appliquer les textes réglementaires
- Savoir structurer et rédiger un procès-verbal de réunion, et tout autre document d'information technique ou réglementaire
- Savoir planifier les activités et les échéances
- Maîtriser les outils courants de la bureautique
- Savoir rendre compte
- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (AMETHIS, APOGEE, STAR, STEP, file Maker-Pro...)
- Pratiquer une langue étrangère, notamment l'anglais

Compétences comportementales:

- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Travail en équipe
- Capacité d'initiative
- Rigueur et conscience professionnelle
- Disponibilité, qualité d'écoute et sens du relationnel