Assistant Administratif au Pôle Prévention - Commune d'Arles H/F - Communes

Poste rattaché au Chef de service Formation et Prévention et liens fonctionnels étroits avec les agents du pôle.

Assurer l'organisation et la prise des rendez-vous du corps médical et paramédical et assurer le lien avec les agents.
Assurer l'accueil téléphonique et physique du pôle Prévention des risques professionnels
o Assurer l'organisation des rendez-vous de médecine professionnelle et préventive et les rendez-vous de suivi dans le
cadre des accompagnements individuels (parcours professionnels) : courriers et convocations.
o Réaliser le suivi des situations individuelles pour raisons médicales ou non médicales (tableau de bord, préparation et
suivi des notes d'affectations et diffusion des avis médicaux)
o Assurer le suivi budgétaire des visites médicales : bons de commande, engagements, factures, remboursements visites
PL, etc.
o Assurer les commandes des matériels ergonomiques en lien avec les conseillers en prévention et le référent FIPHP
(marchés publics et hors marchés publics)
o Assurer le classement et l'archivage des dossiers suivis
o Participer à l'alimentation et à la mise à jour de l'intranet (procédures internes liées au pôle)
Informations complémentaires éventuelles
o Déplacement occasionnel sur le territoire arlésien dans le cadre de la rencontre avec les directions
o Déplacement occasionnel pour des rencontres avec des partenaires ou organismes externes
o Travail en collaboration avec les autres services de la Direction

Connaissances élémentaires des dispositions réglementaires en matière de prévention des risques professionnels
(formation CNFPT envisageable)
o Connaissances des services municipaux et des métiers de la FPT
o Connaissances des procédures administratives
o Rigueur, sens de l'organisation et réactivité Sens de l'accueil et qualités relationnelles
o Sens de l'écoute et pédagogie
o Capacités rédactionnelles
o Discrétion professionnelle et diplomatie
o Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams...)
o Maîtrise de l'outil bureautique (e-sedit RH, e-finances, Chronos