Secrétaire Assistant Médico-Sociale - Mds Montech-Verdun - Cd82 H/F - Conseils départementaux

Le(la) secrétaire assistant(e) médico-sociale de MDS Montech-Verdun aura pour missions :

MISSIONS-ACTIVITES

Le secrétariat est un service d'ordre, c'est-à-dire qu'il permet d'être un point de repère pour l'ensemble des personnels du P.S.H et des partenaires.

- La (le) secrétaire de la MDS assure la prise en charge administrative globale de l'usager, ainsi que la gestion administrative du secrétariat et de son environnement.

- Elle(il) est le pivot de la bonne transmission de l'information et à ce titre, se doit d'être clair(e) et précis(e) dans ses messages.

- Accueil physique et téléphonique (accueil, orientation, prise de rendez-vous).

- Suivi du planning de présence des travailleurs médico-sociaux.

- Gestion des dossiers administratifs, médico-sociaux des usagers.

- Gestion des produits et du matériel (commandes diverses..).

- Participation aux réunions de MDS, au projet de développement du système d'information et d'informatisation, collaboration à la recherche de solution en cas de dysfonctionnement...

COMPÉTENCES REQUISES

Le métier de secrétaire de MDS, transversal, multi-catégoriel, fait appel à des compétences diverses. La(le) secrétaire de MDS doit être polyvalent(e),réactif(ve).

- Maîtrise des logiciels traitement de texte et tableur.

- Esprit d'organisation.

- Anticiper et gérer les relations difficiles.

- Gérer la multiplicité des appels : filtrer, orienter, mesurer l'urgence,...

- Faciliter le parcours social de la personne.

Traitement informations et courriers :

- Traiter les informations, les courriers : collecter, enregistrer, vérifier, faire valider par le Responsable de MDS, distribuer...

- Appliquer les procédures en vigueur (cf référentiel secrétariat).

- Mettre à jour les dossiers, les listings,... : assurer sauvegarde, pérennité et mises à jour.

Organisation :

- Organiser son travail en fonction des priorités.

- Réagir rapidement aux absences imprévues (information de l'usager et report de permanences.

Gestion :

- Enregistrement, classement, tenue et mise à jour des listings, archivage, ...

Secrétariat :

- Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte - tableur).

- Techniques de secrétariat : dactylographie.

- Notions de calcul et de statistiques.

- Connaître les types de classement : alphanumérique, ...

Bureautique et Informatique :

- Savoir utiliser les répertoires informatiques sur son poste et en réseau.

- Les outils bureautiques et les logiciels dédiés (Open Office, Word, Excel,...).

- Internet et intranet pour communiquer, faire des recherches,...

Savoir-être:

- Capacité d'écoute, discrétion.

- Autonomie et capacité de travailler en équipe.