Assistant - Assistante de Direction - Collectivite Territoriale de Martinique H/F - Etablissements publics locaux

Placé(e) sous l'autorité de la DGA RESSOURCES HUMAINES, vous assisterez la DGA RH en termes d'accueil, de gestion, de suivi des dossiers et de communication d'informations.

Etabli et gère les tableurs ou indicateurs de pilotage de la DGA RH
Assure la gestion des dossiers administratifs
Assure l'accueil téléphonique et physique
Traite et suit les logiciels de traitement du courrier
Réceptionne, traite et réalise le suivi des parapheurs
Procède aux réservations de salles
Transmet les convocations aux agents
Réalise et met en forme les documents divers
Trie, classe et archive les documents divers
Réceptionne, trie et enregistre les courriers et courriels
Saisit, met en forme, scanne des documents divers
S'assure de la bonne syntaxe des documents
Renseigne et actualise des tableaux de bord ou une base d'information
Réceptionne et transmet les documents aux différents services pour traitement
Rédige les courriers administratifs
Assure l'intérim de l'assistante de direction rapprochée de la DGA RH en cas d'absence
Traite les contacts de la DGA RH : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs

Procédures administratives de la Collectivité
Outils bureautiques et collaboratifs
Techniques de secrétariat
Fonctionnement du standard téléphonique
Techniques d'accueil téléphonique
Procédures de traitement de courrier
Procédures et circuits de validation de la Collectivité
Logiciel de traitement de texte (Word)
Logiciel tableur (Excel)
Langue française
Localisation des sites de la Collectivité et de ses partenaires
Organisation et fonctionnement de la Collectivité
Technique d'accueil, d'écoute et négociation

Savoir-faire
Analyser les priorités
Rédiger et assurer le suivi d'un document administratif
Travailler en équipe
Communiquer avec des interlocuteurs-rices varié-es
Diffuser une information, une publication
Accueillir du public
Adopter l'attitude et le langage approprié en fonction du public
Prendre un message
Appliquer les procédures de classements et d'archives Gérer un planning de réservation de salle
Rédiger et assurer le suivi d'un document administratif
Vérifier la conformité des dossiers avec les procédures administratives
Planifier des rendez-vous
Gérer les réclamations
Agir en situation de stress
Alimenter et mettre à jour des tableaux de bord
Analyser les priorités Analyser un besoin
Analyser une information, un document, une règlementation
Appliquer les règles de confidentialité
Conseiller une personne, un groupe
Conseiller et informer les agents
Exécuter des consignes
Recueillir et analyser des informations
Respecter les délais impartis
Synthétiser des informations
Travailler en équipe
Travailler en transversalité

Savoir-être
Esprit de synthèse
Etre rigoureux
Avoir l'esprit d'équipe
Faire preuve de discrétion et réserve professionnelle
Sens de l'organisation
Sens de l'initiative
Sens des relations humaines
Sens des responsabilités
Sens de l'innovation/créativité
Sens de l'analyse
Réactivité
Maitrise de soi
Etre autonome
Etre à l'écoute
Curiosité intellectuelle
Aptitude à l'écoute
Capacité à communiquer
Capacité d'adaptation
Aisance relationnelle

Conditions d'exercice
Moyens mis à a disposition
Ordinateur
Téléphone fixe Bureau