Assistant de Copropriétés H/F - Groupe Vilogia

Le Groupe Vilogia regroupe toutes les expertises de l'immobilier : bailleur social, promoteur d'immobilier social, constructeur, aménageur et syndic de copropriétés.
Depuis près de 100 ans, nous avons pour mission de loger les salariés modestes au coeur des bassins d'emploi. Aujourd'hui nous logeons 180 000 personnes partout en France et permettons, chaque année, à près de 500 familles de devenir propriétaires.

Engagement et RSE :
Depuis 2023 nous sommes société à mission. Un acte fort, nous permettant de décupler notre impact et témoigner de notre engagement en faveur de la lutte contre la précarité, la mixité sociale et le climat.
Nos 3 missions :
- bâtir durable pour être utile à la planète,
- loger abordable pour être utile aux territoires,
- et accompagner solidaire pour être utile à la société.

Ce que nous recherchons :
Des talents qui partagent nos valeurs : utilité sociétale, esprit d'entreprendre et performance collective.

Alors si notre ADN vous parle, c'est par iciAu sein de la Direction de la Copropriété, et sous la responsabilité de la Responsable d'équipe vous êtes un acteur clé de la relation client et le premier point de contact des copropriétaires.
Véritable ambassadeur(drice) de Vilogia Copropriété, vous garantissez une expérience client de qualité en traitant leurs demandes avec professionnalisme, efficacité et sens du service.

Dans ce cadre vos principales missions sont :

- Relation client & gestion des demandes
Accueillir et traiter les demandes des copropriétaires via tous les canaux : téléphone, mail, extranet, web, accueil physique
Identifier précisément les besoins grâce à un questionnement pertinent
Analyser les demandes, qualifier leur nature et évaluer leur niveau d'urgence
Apporter une réponse adaptée suivant la demande formulée

- Suivi et traitement opérationnel
Rédiger et suivre les ordres de service auprès des prestataires
Gérer les documents administratifs
Assurer le suivi des interventions (relances, validation, transmission des justificatifs)
Traiter les messages vocaux et les e-mails
Gérer la remise des accès (clés, badges)

- Coordination & support
Qualifier et transmettre les demandes aux services concernés avec les éléments nécessaires
Renseigner les prestataires et faciliter leurs interventions
Accueillir les copropriétaires à l'accueil physique
Réaliser un reporting régulier auprès des gestionnaires de copropriété
Assurer la continuité d'activité en cas d'absence (missions techniques et administratives)

Votre profil :

Issu(e) d'une formation Bac à Bac +2 en relation client, gestion ou immobilier, vous disposez d'une première expérience en relation client, idéalement acquise dans un environnement immobilier. Vous êtes reconnu(e) pour votre excellente communication orale et écrite, votre sens du service et votre posture professionnelle.

Organisé(e) et polyvalent(e), vous savez analyser les situations, gérer les priorités et appréciez le travail en équipe.

La maitrise de la réglementation de la copropriété est un atout pour ce poste.