Assistant de Direction H/F - Xl Ingenierie

XL Ingénierie, bureau d'études techniques (MOE, OPC, AMO) implanté à Paris, Marseille et Bordeaux, intervient sur des opérations de construction, réhabilitation et tertiaire pour le compte de promoteurs, bailleurs sociaux, copropriétés et maîtres d'ouvrage privés. Dans le cadre du développement et en appui du Cabinet Construction Expertise (CCE) - activité d'expertise judiciaire et amiable - nous recherchons un(e) assistant(e) à mi-temps pour structurer le secrétariat local.Poste
Rattaché(e) à la direction, vous serez l'interlocuteur(trice) administratif(ve) de référence. Vos missions principales incluent :
- Accueil téléphonique et traitement des sollicitations entrantes ;
- Tri et qualification de la boîte mail, premières réponses et orientation vers les bons interlocuteurs ;
- Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, conventions de mission, devis et offres ;
- Suivi administratif des dossiers d'expertise et d'ingénierie (ouverture, classement, archivage numérique sur Google Drive) ;
- Préparation et suivi de la facturation, relances clients de premier niveau ;
- Tenue des agendas du dirigeant, organisation des rendez-vous d'expertise et déplacements ;
- Appui à la constitution des dossiers d'expertise judiciaire (pièces, notes aux parties, transmissions aux juridictions) ;
- Interface avec les prestataires.

Profil recherché
Formation supérieure type BTS SAM, BTS Gestion PME ou équivalent. Expérience confirmée (3 ans minimum souhaités) dans un environnement BTP, ingénierie, cabinet d'expertise, étude notariale ou cabinet d'avocats. Excellente maîtrise du français écrit (orthographe, syntaxe, registre formel), des outils bureautiques (Pack Office, Google Workspace) et aisance avec les outils numériques. Discrétion, sens de l'organisation, rigueur et autonomie indispensables compte tenu de la nature confidentielle des dossiers traités (judiciaire, contentieux) et de la distance avec le siège.

Conditions
Contrat à durée indéterminée à temps partiel - 17h30 hebdomadaires (mi-temps), répartition à définir ensemble (idéalement matinées du lundi au vendredi). Poste basé à notre agence de Marseille. Convention collective Syntec (bureaux d'études techniques. Évolution possible vers un temps plein selon développement de l'activité régionale.

Experience: 36 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser la gestion administrative des contrats,Relayer de l'information

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.