Assistant Administratif et de Formation H/F - Cultive

VOS MISSIONS :

1. Gestion administrative & financière de la société et des entités

Comptabilité/facturation & administratif
- Émission des devis et factures
- Suivi des règlements et relances clients
- Collecte et archivage des documents (facture fournisseurs, devis, contrats, etc)
- Règlement des factures fournisseurs
- Préparation des éléments et suivi avec le cabinet comptable pour la TVA et le bilan comptable de la SAS et SCEA
- Faire le lien avec les commissaires aux comptes pour la SAS et le FDD
- Etablissement et déclaration de la TVA de la SCI
- Etablissement de la liasse fiscale SCI et du bilan annuel du FDD
- Participation au suivi de trésorerie du groupe (SAS, SCEA, SCI, FDD)
- Suivi du parc informatique et commandes fournitures
- Gérer les dossiers de demandes de subventions (SAS, SCEA)

Paie & Administration RH
- Transmission des variables de paie de la SAS
- Suivi des congés et autres éléments contractuels (e.g. mutuelle.) de la SAS
- Préparation et accueil de nouveaux salariés de la SAS
- Payer les salaires du groupe
- Gérer les dossiers de formations internes
- Interlocuteur avec le cabinet social et la médecine du travail, dont suivi des rendez vous

2. Administration de la formation

Gestion administrative des intervenants
- Rédaction et suivi des contrats formateurs, avec collecte des pièces administratives
- Suivi des heures réalisées, des devis et transmission des éléments pour paiement
- Gestion logistique de la venue des intervenants (y compris logement)
- Suivi budgétaire des postes concernés

Gestion administrative des apprenants
- Suivi des candidatures (réception, complétude, relances)
- Organisation administrative du processus de sélection
- Émission des conventions / contrats de formation
- Suivi des dossiers individuels (pièces, attestations, émargements)

Gestion des financements
- Montage et suivi des dossiers de financement (CPF, OPCO, France Travail, autofinancement.)
- Suivi des prises en charge
- Facturation et relances
- Coordination avec les financeurs

Suivi Qualiopi
- Mise à jour des indicateurs
- Archivage des preuves
- Préparation et suivi des audits (tous les 2 ans)

VOUS ...

Profil
- Bac +2 à Bac +5 en gestion / administration / finance
- 2 à 5 ans d'expérience minimum
- Expérience en organisme de formation fortement appréciée (la connaissance des exigences Qualiopi ou des dispostifs de financement type CPF est un vrai atout)

Compétences
- Rigueur et organisation
- Capacité à gérer plusieurs flux en parallèle
- Bonne compréhension des mécanismes financiers & comptables
- Maîtrise de la suite Office, notamment Excel / Google Sheets
- Aisance avec les outils numériques (la maitrise de Pennylane est un plus)

Ce que nous recherchons vraiment

Une personne :
- fiable
- autonome
- capable d'anticiper
- à l'aise dans une PME en croissance

Experience: 2 An(s)

Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.