Assistant de la Cheffe de Cabinet du Recteur - Orléans-Tours H/F - Rectorat d'Orléans-Tours

Composition du Cabinet :-1 Directrice de cabinet-1 Directrice de cabinet adjointe, directrice de la communicationo3 agents chargés de missions-1 Directeur de cabinet adjoint, en charge de la pédagogie et de la politique éducative-1 Directrice de cabinet adjointe, en charge des sécuritéso20 équipes mobiles de sécurité-1 Cheffe de cabineto1 assistant(e) de la cheffe de cabinet-3 agents chargés de missions
Au sein du Cabinet du Recteur, et sous l'autorité de la Directrice de Cabinet et de la Cheffe de Cabinet, l'assistant(e) de la Cheffe de Cabinet du Recteur :

-Participe au suivi des agendas du Recteur et de la Directrice de Cabinet en coordination avec l'ensemble des membres du Cabinet.

-Assure le traitement de la boîte fonctionnelle ce.cabinet@ sous la supervision et en collaboration avec la Cheffe de Cabinet.

-Prépare et assure le suivi des pochettes quotidiennes en lien avec l'agenda et en collaboration avec la Cheffe de Cabinet.

-Participe à l'accueil téléphonique, au filtrage des appels, à la prise de messages et à la redirection des appels.

-Participe à l'organisation matérielle des évènements (réservations de salles, créations de liens de visioconférences, etc.) en coordination avec la Cheffe de Cabinet et la chargée de mission protocole et chancellerie.

-Traite et suit les invitations en coordination avec la Cheffe de Cabinet et en cohérence avec l'agenda et les actions du Recteur.

-Assure le traitement et le suivi du circuit des parapheurs.

-Assure la réception et l'archivage méticuleux des documents sur le serveur partagé et leur traitement.

-Assure la mise à jour de l'annuaire du cabinet.

-Assure et anticipe la gestion des voeux.

-Traite et suit les affaires réservées et dossiers confiés par la Directrice de Cabinet et les directrices/eurs adjoints, en soutien aux agents du Cabinet.

-Identifie les priorités et alerte en cas d'urgence.

Très bonne connaissance des outils administratifs.

Capacité d'assimilation du système éducatif et de son organisation administrative, de l'organisation de l'État et des collectivités territoriales.

Compétences attendues - qualités requises :

-Compétences techniques en matière de secrétariat : écrits administratifs (rédaction de courriers, de notes, de mails, etc.) maitrise de l'agenda, des stratégies d'archivages, gestion du courrier, etc.

-Connaissance des circuits de décision de l'académie et de la région académique.

-Maîtrise des outils bureautiques.

-Polyvalence.

Qualités relationnelles

- diplomatie et sens du travail en équipe.

- Savoir planifier, hiérarchiser les priorités, mesurer l'urgence, alerter et rendre compte.