Assistant de Direction Chargé de Coordination Admin H/F - Sous-Prefecture

Vos activités principales :
Chef(fe) du pôle en charge de la gestion et de la coordination, vous assurez des missions
suivantes:
-Coordination des agents techniques de la sous-préfecture
-Accueil - standard- concierge suivi des fournitures
-Logistique des réunions
-Résidence Intendance, préparation des repas et des réceptions
-Secrétariat du sous-préfet et du secrétaire général
-Gestion du budget service et résidence de la sous-préfecture
-Gestion CHORUS DT (Gestion des frais de déplacement)
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Sous l'autorité directe du sous-préfet d'arrondissement et du secrétaire général de la souspréfecture,
vous assurez la direction de votre pôle:
-Statut d'encadrant
-Bonnes qualités rédactionnelles, appétence pour le management d'équipe et les questions
d'ordre budgétaires et RH
-Assistance du sous-préfet et du secrétaire général en réunion. Possibilité de les représenter
-Grande réactivité, discrétion, rigueur et disponibilité
Votre environnement professionnel
- Activités du service
La sous-préfecture d'Apt constitue le relais de l'Etat dans l'arrondissement. A ce titre, elle
assure des missions variées, allant de la police administrative au soutien aux élus dans leurs
projets en passant par l'implantation du pôle départemental des associations et de la
réglementation
- Composition et effectifs du service
le sous-préfet d'arrondissement, le secrétaire général (A), 3 secrétaires administratifs (B), 7
adjoints administratifs et techniques (C) et 1 service civique
- Liaisons hiérarchiques
le sous-préfet d'arrondissement et le secrétaire général de sous-préfecture
- Liaisons fonctionnelles
Préfecture de Vaucluse, élus, DDI, directions régionales de l'administration, chefs d'entreprise,
etc.
Votre candidature doit être accompagnée d'une lettre de motivation obligatoirement.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).