Gestionnaire Support Administratif H/F - Hoist Finance

A propos de Hoist Finance :

Hoist Finance est une institution financière, spécialisée dans le rachat et la gestion de portefeuilles/recouvrement de créances bancaires.

Pour plus d'informations : www.hoistfinance.fr

- Vous êtes à l'écoute d'une nouvelle opportunité professionnelle dans le domaine de gestion administrative ?
- Vous portez un vif intérêt au secteur financier

Rejoignez-nous !

Hoist Finance est une société financière spécialisée dans le rachat et la gestion de portefeuilles de créances bancaires. Le groupe compte 1 300 collaborateurs dans 13 pays européens. Propriétaires des dossiers-clients que nous rachetons aux établissements bancaires, nous sommes plus de 100 collaborateurs en France tournés vers le même objectif : aider nos clients à devenir libres de dettes.

Nous recherchons pour notre département « Support aux opérations » un(e) :

Gestionnaire Support Administratif

Support aux équipes opérationnelles, tant pour les départements Secured que Unsecured, le Gestionnaire Support Administratif assure la gestion/supervision des flux de dossiers physiques (archives) et le traitement back office de ces derniers (inventaires, désarchivages, tri et codification des pièces constitutives des dossiers, numérisation, complétude des pièces). Il veille également à ce que tous les mouvements de dossiers respectent les procédures internes et celles du prestataire externe.

Vos missions :

Suivi / et gestion des archives :

- Intégration de nouveaux portefeuilles
- Organiser et suivre les prestations d'archivage externe
- Participer aux réunions de préparation de la numérisation
- Contrôler la qualité des prestations réalisées
- Contrôler les inventaires contradictoires
- Gestion des documents entrants
- Préparer les dossiers reçus (Commissaires de Justice, Clients-Cédants)
- Identifier les pièces nécessaires selon le type de dossier, codifier selon la typologie établie, scanner
- Désarchivage
- Traiter les demandes de sortie d'archives et numérisation
- Respecter les délais et gérer les urgences
- Suivi des flux
- Assurer le suivi des entrées et sorties avec le prestataire
- Classer les dossiers, mettre à jour les inventaires
- Mise à jour des outils
- Mettre à jour les données dans le CRM pour assurer la traçabilité

Gestion administrative et qualité :

- Gestion des emails entrants
- Enregistrer quotidiennement les réclamations dans le CRM
- Contrôle des communications
- Vérifier chaque semaine un échantillon (courriers, SMS, emails) et alerter en cas d'anomalies
- Traitement des données administratives
- Analyser les enquêtes et avis de modification (INSEE, FICP)
- Corriger si nécessaire les informations dans les outils (POBI, CRM)

- Idéalement : Formation supérieure de niveau Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative ou dans le domaine juridique.
- 1ère expérience au sein d'un département contentieux en société financière/banque.
- Bonne maîtrise du Pack Office, notamment Excel

Qualités requises / attendues :

- Rigueur et sens de l'organisation
- Respect des règles et des procédures
- Capacité de concentration
- Capacité à gérer plusieurs sujets en même temps
- Dynamisme et implication
- Sens des objectifs (qualité et respect des délais)
- Respect des valeurs de l'entreprise
- Esprit d'équipe
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Prise d'initiative et force de proposition
- Capacité à travailler avec plusieurs services
- Maîtrise des outils informatiques

Les conditions contractuelles & avantages :

- Poste à pourvoir dans le cadre d'un CDI
- Localisation : Marcq en Baroeul (proximité immédiate du Tramway - Arrêt Château Rouge). Parking.
- Rémunération mensuelle fixe de 2150 € + Rémunération Variable (Bonus) : sur objectifs individuels co-définis avec le manager (80%) et collectifs (20%) pouvant atteindre 2 400€ + Intéressement/participation (autour de 1 K€ par an)
- Tickets restaurant : 9,20 € / jour (participation employeur de 5€)
- Temps plein (39h/semaine) : horaires flexibles
- Mutuelle (prise en charge employeur avantageuse)
- Remboursements frais de transports à hauteur de 60%
- Avantages CSE...