Gestionnaire de Scolarité H/F - Universite Paris-Saclay

Mission et positionnement de l'agent :
Au sein de la Faculté des Sciences d'Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l'organisation de tous les enseignements de formation initiale et continue, hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l'entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des acteurs dédiés aux formations de l'Université Paris-Saclay (Licences de l'université ou de l'Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate School).

Au sein de la Division, la Scolarité Licences-Masters assure l'ensemble des missions et des actes relevant du domaine d'une scolarité générale (inscription, diplomation.). Elle assure également des missions d'accueil des étudiants.

Activités principales de l'agent :
Accueil et informations
Assurer l'accueil et l'information des usagers de l'établissement
Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
Assurer le lien avec les secrétariats pédagogiques et les enseignants
Gestion administrative du cursus de l'étudiant
Inscriptions
Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription ainsi que les données saisies par l'étudiant inscrit via le Web Réclamer les documents administratifs relatifs à l'inscription
Réaliser les inscriptions administratives sur le logiciel de gestion dédié
Éditer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant
Établir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l'étudiant pour se connecter aux applications de l'université
Renseigner les étudiants concernant leur inscription (couverture de Sécurité Sociale, attestation d'assurance responsabilité civile, bourse, transfert, montant des droits à acquitter, paiement fractionné, inscription en passage conditionnel, etc.)
Traiter les demandes de remboursement en lien avec les services compétents
Gérer les demandes de transfert inter-université : Collecter les informations et en assurer la saisie pour le suivi,
Gérer les relations avec les autres Universités et le Service commun de documentation en particulier, Respecter le circuit de signatures
Traiter les conventions de stage selon les procédures définies
Veiller au respect de la réglementation en vigueur
Assurer le suivi des conventions
Assurer l'information des étudiants ainsi que le lien avec les secrétariats pédagogiques
Respecter le circuit de signatures
Contrôler les PV de résultats aux examens et éditer les listes de contrôles pour les diplômes
Diplômes/certifications/attestations de réussite :
Assurer l'interface avec les différents acteurs (secrétariat, service central.)
Assurer l'ensemble des actes nécessaires à leur délivrance et à leur archivage
Participation à l'ensemble des activités de la structure
Participer à la campagne d'inscriptions administratives
Renseigner des tableaux de bord
Participer aux réunions réseau
Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service
Assurer des remplacements en cas d'absences de gestionnaires
Participation aux opérations collectives de la structure, notamment:
Participer aux différentes cérémonies de remise de diplômes de Masters

Experience: Débutant accepté

Compétences: Concevoir et préparer les cours, les travaux dirigés ou les travaux pratiques,Enseigner, transmettre des connaissances, développer des compétences

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).