Gestionnaire Administratif d'Exploitation H/F - les Etapes Andre Trigano

Acteur du monde de l'Hôtellerie de Plein Air, la société LES ETAPES ANDRE TRIGANO cherche à renforcer sa Direction d'Exploitation en intégrant un(e) Gestionnaire Administratif(ive).

Placé(e) sous l'autorité du Directeur d'Exploitation, de son adjoint(e) ou, à défaut, du COMEX, il/elle accompagne les campings leur bon fonction et le bon reporting des informations.
Il/elle assure la coordination administrative, le suivi opérationnel et la structuration des dossiers pour l'ensemble des campings du réseau.
Il/elle accompagne les Directions de camping sur les volets investissements, travaux, sécurité, classement, qualité, SAV et projets transverses, sans exercer de responsabilité hiérarchique.

Missions et activités du poste :

1. Gestion des investissements
- Centraliser les demandes d'investissement des campings et les intégrer dans la matrice générale
- Diffuser les matrices validées par la Direction Générale.
- Suivre les bons de commande, les demandes d'achat et les factures associées.
- Collecter les documents administratifs nécessaires (assurances, K bis.).
- Relancer les fournisseurs ou directeurs en cas de BDC en attente
- Recenser la production immobilisée annuelle.
- Créer les demandes d'achat lorsque le directeur ne peut pas les saisir.

2. Suivi administratif des travaux
- Préparer les dossiers de permis d'aménager et les demandes de travaux.
- Assurer la collecte et la transmission des pièces complémentaires.
- Classer et archiver l'ensemble des dossiers travaux.
- Collecter les comptes rendus des réunions et garantir la circulation des informations.
- Effectuer les déclarations d'achèvement et de conformité des travaux (DAACT).
- Coanimer le planning travaux avec le responsable de chantier (diagramme de Gantt) et suivre les délais.
- Recenser et archiver les plans de géomètre.
- Préparer le reporting mensuel pour la Direction d'Exploitation.

3. Conformité & sécurité
- Recenser les contrôles réglementaires obligatoires de chaque camping et suivre les levées de réserves.
-Suivre les commissions de sécurité et garantir le traitement des non conformités.
- Recenser et valider les cahiers de prescriptions.

4. Classement des campings
- Saisir les dossiers sur ATOUT FRANCE.
- Préparer les directeurs via une pré visite.
- Assister aux visites de classement lorsque nécessaire.
- Assurer le suivi des levées de réserves post visite.

5. Visites qualité
- Réaliser des visites de qualité dans l'ensemble des campings du groupe.
- Produire un rapport structuré incluant points forts, non conformités et actions correctives prioritaires.

6. Suivi du SAV
- Recenser les demandes de SAV provenant des campings.
- Assurer le suivi des réponses et relances si nécessaire.

7. Gestion de l'Intranet
- Proposer une actualité hebdomadaire.
- Mettre à jour les informations du site.
- Contribuer à l'amélioration continue de la plateforme

8. Participations aux projets transverses
- Accompagner le déploiement de projets nationaux
- Recenser les documents officiels nécessaires (licences, permis, arrêtés.)

Polyvalent(e), autonome, organisé(e), le/la gestionnaire Administratif(ive) d'Exploitation a une capacité à gérer des dossiers multisites tout en respectant les délais. Il/elle est force de propositions et dispose d'un bon esprit d'analyse.
Il/elle maitrise les outils informatiques lui permettant d'établir les reportings et tableaux de bord attendus par la Direction d'Exploitation et connait le fonctionnement des ERP.

Le poste en CDI est à pourvoir rapidement. Localisation: PARIS (75009) ou MAZERES (09270)

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Terrains de camping et parcs pour caravanes ou véhicules de loisirs

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.