Assistant en Fonctionnement General H/F - Direction générale de l'armement (DGA)

Au sein de la Direction Générale de l'Armement (DGA) et du Service de la Performance et de la Qualité Industrielles (SPQI), la sous-direction Administration et Gestion (SDAG) s'appuie sur le chef du département affaires générales (DAG) du secteur est (DAG-SE). Ce dernier est responsable du fonctionnement courant et du soutien des 6 antennes du secteur, implantées à Toulon, Marseille, Cannes, Lyon, Salon-de-Provence et Roanne, regroupant 110 agents.
Dans un contexte de réorganisation profonde des soutiens du Ministère des armées, le DAG doit assurer l'expression des besoins, vérifier et suivre l'exécution des prestations, ainsi que coordonner l'ensemble des opérateurs de soutien intervenant au profit de toutes les antennes de son secteur. Il a de nombreux interlocuteurs : autorités locales, bureaux et Direction de l'échelon central, ainsi que les opérateurs de soutien du ministère. Il encadre une équipe dédiée au fonctionnement courant et au soutien général, couvrant différentes composantes telles que les achats, les finances, les ressources humaines de proximité (en relais des décisions de l'échelon de Direction), et le transport.

Au sein de la SDAG, les missions sont d'assurer un soutien local efficace aux agents et d'accompagner le personnel, et d'assurer le management et la cohésion des agents malgré leur dispersion géographique.
Ces missions sont :
1. Traitement des demandes et sollicitations :
a. Accueil, orientation des visiteurs
b. Gestion des appels téléphoniques
c. Recherches d'information générale
d. Accueil des nouveaux arrivants, information aux partants
e. Secrétariat pour les managers des 6 antennes
2. Assistance logistique et soutien général
a. Réservation des salles de réunions
b. Gestion des demande Sillage (VS, transports)
c. Suivi des véhicules de service (entretien, consommables)
d. Gestion des stocks et approvisionnements
e. Suivi des badges d'accès aux sites
f. Gestion des documents classifiés
3. Transmission et gestion de l'information :
a. Traitement, distribution du courrier (mail, fax)
b. Suivi des ordres de mission
c. Saisie, mise en forme, classement/archivage des documents
d. Gestion des agendas, plannings
e. Préparation des parapheurs
f. Échéancier des courriers à répondre
g. Rédaction de documents courants
h. Assurer le relai et le soutien RH de proximité, comme relai entre les agents soutenus du secteur et l'échelon central de Bordeaux (pour les demandes nécessitant un avis de l'échelon central)
Cette finalité vient en complément des actions du personnel en charge de l'administration RH de proximité (fonction de CAP lorsque le secteur en dispose)

Les principales compétences attendues sont les suivantes :
- Protection du secret
- Connaissance du milieu professionnel
- Autonomie initiative
- Organisation du travail
- Souci du client

POSTE SITUE A TOULON