Coordinateur·rice HSE Pharma H/F - CBRE GWS FRANCE

Fort de 100 000 salariés, 462 bureaux dans le monde et plus de 1500 collaborateurs en France, le groupe CBRE est le leader mondial du conseil en immobilier d'entreprise.

Global Workplace Solutions (GWS), filiale CBRE, est l'un des acteurs majeurs du Facility Management au niveau international, mais aussi en France. Nous travaillons pour des clients prestigieux et leur délivrons des prestations multi techniques et multi services afin d'assurer une gestion efficace et pérenne de leurs services généraux.

CBRE GWS France traite ainsi toutes les facettes de la gestion des installations, en utilisant un modèle mixte qui combine des services directs et des sous-traitants spécialisés.

Mission générale:

Assurer la coordination des services généraux (soft services) et fournir un support administratif efficace pour garantir la qualité des prestations et le bon fonctionnement des opérations sur site.

Assurer le suivi du système de management HSE et de la certification MASE. Répondre aux exigences HSE du site client. Il apporte un soutien aux services opérationnel

Faire référence au responsable de site avec un accompagnement du manager HSE et manager SOFT.

Missions principales :

- Superviser les prestations de propreté, accueil, courrier, espaces communs.
- Suivi des contrats et des prestataires (planning, qualité, conformité).
- Contrôle qualité des services (check-list, audits réguliers).
- Gestion des demandes internes liées aux services généraux.
- Gestion des agendas, réunions et déplacements.
- Préparation et suivi des documents administratifs (rapports, tableaux de bord).
- Traitement des factures et suivi budgétaire.
- Interface avec les équipes internes et externes.
- Assurer la remontée des informations au Responsable Facility Management.
- Élaboration de reporting mensuel (qualité, incidents, satisfaction).
- Participation aux réunions de suivi et amélioration continue.

Missions secondaires :

- Organisation logistique pour événements internes (réunions, séminaires).
- Gestion des fournitures et consommables (commandes, suivi des stocks).
- Suivi des interventions techniques mineures (petite maintenance).
- Contribution à la mise en place des procédures QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement).
- Participation à des projets transverses (digitalisation, amélioration continue).
- Accueil ponctuel des visiteurs VIP en coordination avec le service Hospitality.

Principales activités HSE :

- Identifier, évaluer et maîtriser l'ensemble des risques liés à l'activité opérationnelle (conditions de travail, sécurité des personnes et du matériel, protection de l'environnement, satisfaction client et autres parties prenantes)
- Veiller au respect des exigences contractuelles, réglementaires et internes sur son périmètre.
- Faire croitre la culture QHSE de l'entreprise.
- En parfaite collaboration avec l'équipe opérationnelle de rattachement et la fonction QHSE, le/la coordinateur QHSE a la charge de la mise en place des programmes QHSE de l'entreprise au niveau de son périmètre d'activité, à savoir:
- Evaluer les risques en réalisant et en mettant à jour annuellement, les différentes analyses de risques et les plans d'actions associés.
- Réaliser des communications internes « QHSE ».
- Contribuer aux initiatives et évènements internes (semaine de la sécurité, newsletter, causeries, REX et bonnes pratiques).
- Participer à la veille réglementaire et à l'évaluation de la conformité réglementaire et contractuelle au niveau du site.
- Réaliser ou participer aux accueil QHSE des nouveaux collaborateurs sur le site, et des
sous-traitants (selon l'organisation du site).
- Mener ou participer aux investigations (analyse de causes) à la suite des incidents et accidents, à la définition des actions correctives et au suivi des plans d'actions correctifs associés.
- Définir et mettre au point des procédures internes QHSE - Maintenir le système documentaire QHSE à jour.
- Réaliser les inspections / audits internes / visites sécurité chantier et/ou site.
- Effectuer le reporting QHSE (interne, externe en fonction).
- Assurer la gestion et coordination des déchets et sous-traitants pour la gestion des déchets du site.
- Assurer le suivi et la veille réglementaire en matière d'environnement et gestion des déchets dangereux
- Assurer le suivi des contrôles règlementaire avec le support des équipes opérationnelles
- Assurer le suivi des gaz à effet de serres et le management de l'eau

Responsabilités BPx

- Lutte contre les nuisibles : gestion des contrôles, planification des interventions et des prestations supplémentaires, participation aux traitements/investigations des déviations en lien avec le périmètre, suivi du prestataire sur les habilitations du personnel intervenant
- Propreté : gestion des contrôles, planification et gestion des demandes d'interventions, participation aux traitements/investigations des déviations en lien avec le périmètre, suivi du prestataire sur les habilitations du personnel intervenant
- Contrôle environnemental : gestion des contrôles, planification et gestion des demandes d'interventions, participation aux traitements/investigations des déviations en lien avec le périmètre

Responsabilités HSE

- Participer au déploiement politique et engagement QSSE
- Assurer les audits et inspection HSE sur le terrain en collaboration avec les sous-traitants
- Participer à l'élaboration, à la mise en oeuvre et le suivi du plan de prévention des sous-traitant
- Aider à la vérification avec les opérationnels pour la cohérence des missions et activités avec celles noté au plan de prévention lors de l'édition des permis de travaux
- Animer des causeries sécurité et les retour expériences
- Assurer les respects des objectifs SSE global CBRE
- Assurer la communication interne et externe entre les différents activités (gérer la coactivité)
- Sensibiliser le personnel aux écogeste et à la réduction des empreintes carbones
- Participer aux développements des gestes éco-responsables
- Participer à la culture d'entreprise environnemental
- Participer à toutes les formations en ligne sur TALENT COACH et les réaliser dans les temps
- Remonter toutes les situations dangereuses rencontrer
- Remonter les accidents et incidents immédiatement au responsable hiérarchique

Qualifications requises

- Formation : idéalement Bac +2
- Expérience : à partir de 3 ans dans la coordination de services généraux ou HSE