Assistant·e de Gestion - Administrative And Operations Assistant H/F - HAVAS

QUI SOMMES-NOUS ? Havas International est le hub international d'Havas Média, l'un des plus grands groupes de communication au monde. Ce département est en charge du management, de la coordination et de l'implémentation des campagnes média de grands annonceurs tels que Hermès, Meetic, Le Parlement Européen, Capgemini, BNPP, etc. C'est aussi et surtout + de 80 collaborateurs issus du monde entier, et tous animés par cette passion commune de la communication internationale. Une entité agile et à taille humaine qui jongle entre conseil, stratégie des moyens, coordination, et implémentation sur l'ensemble des médias qu'ils soient offline ou digitaux. MISSION Nous recherchons un collaborateur qui assure la saisie et le suivi des devis d'un portefeuille client impliquant : La saisie des devis des campagnes media La coordination de la facturation client Le rapprochement des factures scannées avec les bons de commande pour valider le paiement fournisseur La coordination avec les services comptables internes, les fournisseurs et les experts/traders La production et l'analyse de dashboard pour l'analyse des investissements clients Une attention particulière à l'application des procédures liées aux spécificités client RESPONSABILITES Saisie des Devis Saisie des devis sur l'ensemble du portefeuille client Interface avec les équipes experts achats et les départements finance et comptabilité Exploitation de la base de données gestion Devis Extraction des statistiques, suivi des investissements clients, points clients... Gestion des factures Vérification de la bonne réception des factures fournisseurs (régies) et suivi des écarts Mettre en forme un état des pièces en attente de validation par département, en contrôler la cohérence et la communiquer aux chefs de groupe/responsables de pôles experts Envoi de ces états auprès des acheteurs pour animer des réunions hebdo autour d'un compte rendu Envoi de ces états auprès des régies pour réclamation des pièces non reçues Prendre toutes les mesures nécessaires à la résolution des écarts dans les meilleurs délais (y compris la modification des devis si validé avec Expert ou Responsable gestion expert) Coordination avec l'équipe comptable et les régies Assurer l'interface entre les experts achat et la comptabilité fournisseur dans le flux de facturation Assurer l'interface avec les régies dans le traitement des litiges Traitement des spécificités clients (Mandat/Non Mandat, TVA) L'achat d'espace est très réglementé en France et la gestion de ces achats pour nos clients, à la fois en France et à l'international, implique deux types de gestion qui nécessitent une attention et une vigilance très particulière. Contrôle interne sur : La mise à jour des devis La facturation client La coordination avec le recouvrement cli

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Havas Edge is a leading TV advertising and performance media agency, combining the scale of the global Havas network with the agility of a boutique partner. We specialize in linear TV and connected TV, supported by omnichannel capabilities in digital, audio, and DOOH - delivered with advanced strategy, planning, and data-driven measurement.

We take an audience-first approach to media, ensuring every advertising dollar is tied to outcomes with full transparency on rates, placements, and performance. Our focus is to build the business and the brand.

With 30+ years of proven results in performance-first media, we've partnered with brands like DraftKings, Aetna, and Consumer Cellular to scale their businesses and brands through accountable, outcome-based advertising.