Secrétaire Administratif·ve et Pédagogique H/F - Aix Marseille Université

Au sein de l'IUT de Marseille, l'agent recruté assurera un poste partagé : 3 jours par semaine au département GEII et 2 jours par semaine au département MT2E.

L'agent recruté aura pour missions le secrétariat lié à la formation initiale et à l'apprentissage, la gestion administrative des départements et la contribution à la gestion pédagogique.

Activités principales au département GEII :

- Accueillir, informer et orienter les étudiants et professionnels
- Gérer les emplois du temps : annulations, décalages et planification des cours sur le logiciel ADE, en collaboration avec la direction des études
- Communiquer avec les vacataires et les étudiants concernant les modifications d'emploi du temps
- Gérer et traiter les informations orales (téléphone) et écrites (courrier, messagerie)
- Saisir, mettre en forme et éditer des documents
- Gérer les candidatures des futurs étudiants pour le BUT par apprentissage, en collaboration avec l'enseignant responsable du recrutement (tri des dossiers, listes, courriers, suivi)
- Effectuer le suivi des absences pour les formations initiales et apprentissage, en lien avec le CFA
- Gérer les demandes de rattrapage aux examens
- Saisir les notes, préparer et lancer les jurys sur le logiciel APOGEE, éditer les relevés de notes
- Gérer les conventions de stages des étudiants
- Vérifier et saisir les dossiers de recrutement des enseignants vacataires dans l'application ARES
- Gérer et préparer les mises en paiement des heures de cours des enseignants et vacataires sur ARES
- Suivre certaines commandes et leur livraison
- Gérer le petit matériel du département
- Classer et archiver les documents

Activités principales au département MT2E :

- Assurer le secrétariat et la gestion administrative du département
- Contribuer à la gestion pédagogique
- Gérer et traiter les informations orales et écrites (téléphone, courrier, messagerie)
- Saisir, mettre en forme et éditer les documents d'organisation et de gestion des activités du département
- Gérer les conventions de stages des étudiants
- Effectuer le suivi des absences des étudiants en alternance
- Vérifier et saisir les dossiers de recrutement des enseignants vacataires dans l'application ARES
- Gérer et préparer les mises en paiement des heures de cours des enseignants et vacataires sur ARES
- Suivre les cohortes et participer aux enquêtes
- Classer et archiver les documents

Compétences requises :

- Connaître les règles de base en matière de gestion administrative et de secrétariat
- Connaître l'organisation et l'offre de formation de la composante
- Connaître l'organisation générale de l'université
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'IUT
- Maîtriser les techniques générales de gestion administrative et de secrétariat

- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel)
- Connaître les applications APOGEE, Post Bac, E-candidat, SIFAC, ARES et les logiciels d'emploi du temps éventuels (Hyperplanning, Ypareo, ADE...)

- Autonomie et capacité à gérer les priorités
- Aptitude à travailler en équipe
- Patience et écoute
- Sens du relationnel et de la communication