Assistant Administratif H/F - les Jours Heureux

L'association Les Jours Heureux : Créée en 1972, l'association Les Jours Heureux s'est construite sur une idée forte : offrir une meilleure qualité de vie aux personnes en situation de handicap mental sans s'éloigner de leurs proches. Depuis sa création, l'association propose de nombreuses solutions et mène de multiples actions pour assurer l'épanouissement de ses résidents.
L'association gère actuellement 22 établissements et services implantés dans toute l'Île-de-France et un établissement situé dans la Sarthe.Description de l'offre : La maison de pénélope située dans le 15e arrondissement de Paris accueille 35 personnes adultes en situation de handicap mental ou psychique. La maison de Pénélope est composée de 3 services :
Un Foyer de vie ( FV) : les personnes accueillies dans ce service ne présentent pas de pathologies exigeant une surveillance médicale constante ou des soins systématiques mais nécessitent un accompagnement pour les gestes de la vie quotidienne et pour la participation à la vie sociale.
Un foyer d'accueil médicalisé (FAM) : les personnes accueillies ont des besoins de suivi médical important, de soins paramédicaux et de rééducation, constants et de soutien pour les actes essentiels de la vie quotidienne.
un centre d'activités de jour ( CAJ) : accueille des personnes handicapées mentales adultes en fonction du degré d'altération de leurs capacités de décision et d'action dans les actes essentiels de la vie courante ayant la capacité de vivre en collectivité et pour certains un suivi médical important.

L'association Les Jours Heureux recrute un assistant administratif (H/F) pour cet établissement en CDD :

Vos principales missions sont les suivantes :

Gestion administratif:
- Tenir le standard téléphonique ;
- assurer l'accueil physique des visiteurs ;
- Gérer le courrier entrant et sortant ;
- Assurer le suivi du calendrier du directeur ;
- Rédiger des courriers émanant du directeur

Gestion des dossiers des Usagers :
- assurer la gestion quotidienne des dossiers des usagers sur le logiciel IMAGO-DU (prendre contact avec les familles pour obtenir les documents manquants) ;
- élaborer et suivre les tableaux de présence des résidents : absences, vacances, hospitalisations ;
- suivre les demandes et les renouvellements des dossiers MDPH et aide sociale des personnes accueillies.

Gestion des tâches économats :
- participer à l'élaboration de la facturation auprès du département et auprès des familles ;
- transmettre au siège de tous les éléments comptables pour l'établissement des comptes administratifs ;
- suivre le plan d'investissement : demande de devis ;
- participer à la gestion des fournisseurs : commandes, factures, livraisons, réclamations ;
- participer à la gestion de la caisse

Gestion de l'administration du personnel :
- Tenir à jour les dossiers administratifs du personnel depuis l'entrée jusqu'à la sortie du salarié
- réaliser les contrats de travail, Les DPAE, les avenants
- Suivre la validité des titres de séjours
- Suivre les visites médicales et veiller à l'application des préconisations du médecin du travail
- Suivre ordres de départ en congés.
- Assurer et suivre l'ensemble des processus de gestion des temps (absentéisme, présentéisme des salariés)
- Actualiser et mettre à jour les plannings sur gestion Cegi
- Suivre la gestion de la mutuelle
- Superviser les dossiers de prévoyance
- Suivre la gestion des accidents du travail et maladies professionnelles
- Tenir à jour le registre des stagiaires

Diplôme requis : Formation en administration, secrétariat ou gestion

Avantages : Prise en charge du transport quotidien à hauteur de 75%

Informations complémentaires :
Rémunération selon la CCN66 et l'ancienneté

Rejoignez notre équipe dédiée à soutenir le bien-être social et familial.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités,Titre professionnel secrétaire assistant,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser des opérations comptables,Réaliser la gestion administrative du personnel,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.