Assistant Evenementiel - Mairie de Roquebrune-Sur-Argens H/F - Communes

- Assurer le suivi administratif des événements communaux, festivités et spectacles ;
- Préparer les dossiers nécessaires à l'organisation des manifestations ;
- Contribuer à l'accueil du public et des professionnels ;
- Participer à l'organisation des temps forts culturels et festivaliers ;
- Assurer le suivi opérationnel des besoins spécifiques liés aux grands événements ;
- Participer à la diffusion des informations relatives aux manifestations

Gestion administrative :
- Élaborer et suivre les tableaux de planification et rétroplannings ;
- Réaliser les demandes de devis et assurer le suivi des commandes ;
- Préparer les courriers, comptes rendus, conventions et documents administratifs ;
- Assurer le suivi des réservations ;
- Inscriptions et listings participants.

- Accueil et relation avec le public :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
- Accueil des artistes, intervenants ;
- Associations et prestataires ;
- Participation à la mise en oeuvre des dispositifs de sécurité et d'organisation ;
- Organiser les VHR (voyages, hébergements, repas) des artistes
- Appui à la gestion des publics et des flux.

Gestion des ressources humaines des agents :
- Suivi de l'annualisation du temps de travail ;
- Gestion administrative des intermittents ; du spectacle via le dispositif GUSO.

Soutien à la communication événementielle
En lien avec le service communication :
- Mettre à jour les fichiers contacts ; partenaires et usagers ;
- Diffuser des informations pratiques ;
- Relayer les informations pratiques auprès des publics et intervenants ;
- Suivi des inscriptions ou réservations selon les événements ;
- Présence sur certaines opérations de promotion.

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES:
- Assurer le suivi des fiches de manifestations patriotiques en lien avec le cabinet.

SAVOIRS - QUALIFICATIONS:
Connaissance des agents
Connaissances des lieux et des différentes salles de la commune
Connaissance des protocoles et méthodologie de travail

SAVOIRS ÊTRE:
Disponibilité
Ponctualité
Polyvalence ;
Réactivité ;
Rigueur ;
Sens du service public ;
Autonomie ;
Dynamisme ;
Esprit d'équipe.

SAVOIRS FAIRE:
Bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités ;
Capacités rédactionnelles ;
Maîtrise des outils bureautiques ;
Sens de la logistique et du travail de terrain ;
Capacité à travailler dans l'urgence et en équipe ;
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée ;
Sensibilité au secteur culturel et événementiel.

CONDITIONS ET CONTRAINTES D'EXERCICES:
Présence en horaires décalés, soirées, week-ends et jours fériés selon la programmation ;
Présence obligatoire lors des grands événements communaux ;
Déplacements sur les différents pôles de la commune ;
Forte disponibilité durant la saison estivale et le L.A.C Festival.
Temps de travail annualisé
Compensation financière pour travail supplémentaire (IFSE -dimanche et horaire de nuit)