Secrétaire Assistant Enfance Jeunesse et Famille - Ref 31541 H/F - Conseils départementaux

Le Département de la Savoie recherche un secrétaire assisant (H/F) au sein du service enfance jeunesse et famille à la Maison sociale du Département d'Albertville à temps complet.

Accueil

* Recevoir, assurer une première réponse et/ou orienter les appels téléphoniques
* Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires
* Contribuer au fonctionnement global du siège de la MSD afin d'assurer la continuité des services

Secrétariat

* Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme...)
* Effectuer la réception, le tri, la distribution et l'affranchissement du courrier entrant ou sortant
* Assurer le secrétariat du/des chef(s) de service EJF et référents EJF (interlocuteur privilégié, suivi des dossiers et agenda)
* Assurer le traitement administratif des situations (contrat d'accueil assistantes familiales, mecs, scolarité, saisie Iodas...)
* Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l'archivage des dossiers EJF
* Rédiger les comptes rendus de réunions

Contribution aux activités de la Maison sociale

* Organiser les agendas de l'équipe
* Suivre la planification et garantir l'organisation logistique des réunions (salle, matériel...)
* Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du service EJF, et assurer la liaison entre les membres de l'équipe
* Participer au recueil et à l'exploitation des données nécessaires à l'observation des besoins locaux (statistiques...)
* Préparer les dossiers examinés lors des commissions et instances, et en assurer le suivi (CRIP, bilans, synthèses...)
* Suivre les dossiers spécifiques (gestion de la CTU)
* Réaliser l'interface entre les interlocuteurs et le travailleur social dans le suivi administratif quotidien des dossiers
* Rechercher les informations juridiques ou techniques servant au traitement de dossiers
* Recueillir les informations actualisées et les diffuser auprès des travailleurs sociaux concernés

Conditions particulières d'activité

* Garantir un premier niveau d'accueil et le respect des procédures administratives
* Travail en binôme avec une autre secrétaire assistante
* Participer à la continuité de service

* Connaître l'environnement et les dispositifs d'action social, les acteurs et réseaux de l'action sociale
* Connaitre les procédures administratives interne et inter-institutionnelles
* Connaitre le domaine médico-social et la législation sociale
* Maîtriser les techniques d'accueil, la gestion de situations difficiles et de conflits
* Etre à l'aise avec les logiciels bureautiques et métiers (IODAS)
* Disponible, adaptable, doté d'une aisance relationnelle
* Capacité d'adaptation à un interlocuteur
* Vous savez travailler en équipe et en transversalité
* Aptitude à la gestion du temps et des priorités
* Autonomie et capacité d'initiative demandée
* Ce poste exige confidentialité et discrétion.