Secrétaire de la Maire et de la Direction Générale - Mairie de Châteaugiron H/F - Communes

Sous l'autorité de la Maire et du Directeur Général des Services, apporter une assistance permanente à la Maire et au DGS en termes d'organisation, d'administration générale, de gestion, d'accueil, d'information transversale et de suivi des dossiers.

-SECRETARIAT DU MAIRE ET DU DGS
-Suivre les projets et activités de la direction générale
-Gérer les agendas
-Gérer les plannings liés à l'organisation générale de la collectivité
-Relayer l'information des réunions, élus et agents
-Accueillir, orienter et renseigner les interlocuteurs de la direction générale
-Planifier et organiser les réunions, animations, réceptions et déplacements
-Assister aux réunions et rendez-vous pour en assurer le reporting
-Concevoir et diffuser les courriers, PV, notes, rapports
-Classer, archiver
-Gérer le courrier arrivé
-Suivre l'actualité de la collectivité
-Mettre à jour et diffuser les informations transversales
-Renseigner des tableaux de bords, outils de planification et de suivi d'activité

-PARTICIPATION A LA GESTION DES ASSEMBLEES
-participer à la mise en place en amont/aval des bureaux, conseils et commissions rattachées à la direction générale
-Gérer la dématérialisation des convocations et notes de synthèse
-Rédiger et diffuser les comptes rendus (compte rendu synthétique et diffusion)
-Mettre en forme, transmettre et publier les actes administratifs
-Développer l'e-administration, alimenter l'intranet
-Centraliser, mettre en forme et diffuser les notes de service
-Tenir à jour les bases données « élus » communaux

-RECENSEMENT DE LA POPULATION

Recrutement statutaire par voie de mutation, détachement, liste d'aptitude.
Connaissances :
- Maîtrise internet, intranet, logiciels métiers, outils coopératifs
- Orthographe, syntaxe et grammaire
- Expression orale et écrite de qualité
- Secrétariat et technique d'accueil
- Circuits et procédures administratives

Savoir-faire :
- Organisation et gestion du temps : intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Communiquer, Anticiper, Accueillir, Coordonner, Informer, Collaborer, Prioriser, Prendre des initiatives
Savoir-être :
- Devoir de réserve : respect de la confidentialité des données et informations
- Réactivité, discrétion, rigueur, autonomie, méthode, adaptabilité.