Assistant de Direction Coopérations et Affaires Générales - Direction des Affaires Médicales H/F - Hopitaux Universitaire de Marseille Aphm

La Direction des Affaires Médicales (DAM) a pour mission de gérer l'ensemble du personnel médical de l'AP-HM (praticiens seniors, internes et étudiants). A ce titre, elle assure la gestion administrative des carrières, des effectifs, de la paie et du suivi du budget du personnel médical. Elle contribue à l'attractivité et à la fidélisation des équipes médicales au sein de l'AP-HM.

Envie de valoriser vos compétences organisationnelles et relationnelles au sein d'une équipe engagée ?

Rejoignez la Direction des affaires médicales et contribuez activement à la coordination et au suivi des activités stratégiques du service.

Nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction au sein du secteur Coopérations et Affaires Générales de la Direction des Affaires Médicales, pour l'Assistance Publique des hôpitaux de Marseille

Vos missions principales

1) Vous assurez la gestion du secrétariat de la Direction des Affaires Médicales :

- Vous gérez les agendas des directeurs des affaires médicales,
- Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des professionnels, ainsi que leur orientation vers les interlocuteurs concernés,
- Vous gérez les flux de communication du secrétariat, qu'ils soient électroniques ou postaux, afin de garantir le traitement et l'orientation des demandes et documents vers les services compétents,
- Sécuriser le circuit des signatures: réception et ventilation des parapheurs,
- Vous prenez en charge les tâches logistiques du service : gestion des stocks et des commandes de fournitures, demandes d'interventions techniques, réservation et préparation de salles de réunion.

2) Assurer le suivi des renouvellements des responsables médicaux :

- Vous assurez le suivi administratif et organisationnel des renouvellements des chefferies de pôle et de service :
- Vous coordonnez les différentes étapes des procédures de renouvellement et d'appel à candidatures,
- Vous assurez le suivi des dossiers de candidature et l'information des instances concernées,
- Vous organisez les commissions d'analyse des candidatures et assurez le suivi des nominations,
- En lien avec les services concernés, vous veillez à l'accompagnement des candidats retenus,
- Vous mettez à jour les outils de suivi et assurez le suivi administratif des primes associées.

3) Missions particulières

Dans le cadre de vos fonctions, vous :

- Participez à la mise en oeuvre des dossiers relevant du Département coopérations et affaires générales,
- Contribuez à la préparation des instances et réunions auxquelles participe la Direction des affaires médicales,
- Assurez la continuité d'activité du département en participant au remplacement des autres professionnels lorsque nécessaire.

Le profil que nous recherchons

Votre parcours

- Vous êtes titulaire d'un Bac (ou équivalence)
- Vous possédez d'une formation en assistanat de direction, gestion administrative ou secrétariat, et/ou d'une expérience sur un poste similaire, idéalement acquise au sein d'un établissement de santé.

Vos compétences

- Reconnu(e) pour votre sens de la coopération, vous contribuez à une dynamique collective positive.
- Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez prioriser vos tâches et assurer un suivi fiable et efficace de vos dossiers.
- Doté(e) d'excellentes qualités relationnelles, vous communiquez avec aisance avec vos interlocuteurs internes et externes, en faisant preuve de diplomatie et de professionnalisme.
- Discret(e) et respectueux(se) de la confidentialité, vous assurez le traitement des informations sensibles avec intégrité et discernement.
- Investi(e) et consciencieux(se), vous possédez un fort esprit de responsabilité ainsi qu'un réel sens de la loyauté institutionnelle, vous permettant d'agir avec engagement dans l'exercice de vos missions.
- À l'aise avec les outils numériques, vous maîtrisez les logiciels bureautiques et particulièrement Excel, que vous utilisez pour le suivi, l'analyse et la gestion des données.