Responsable des Services Administratifs -Cla H/F - Université Marie et Louis Pasteur

Le Centre de linguistique appliquée (CLA) est une composante de l'Université Marie et Louis Pasteur spécialisée dans l'enseignement et l'apprentissage des langues depuis 1958.

C'est aujourd'hui le premier centre universitaire dans le domaine et bénéficie d'une reconnaissance à travers le monde pour la qualité de ses formations et son niveau d'expertise.

Chaque année le CLA accueille 3 000 étudiants et stagiaires pour de la formation en langue (français, anglais, allemand, arabe, coréen, chinois, italien, japonais, russe, portugais, espagnol), et des formations pédagogiques. Le CLA est titulaire du label interministériel « Qualité FLE » 15 étoiles.

Pour plus de renseignements sur le Service Commun de Documentation, nous vous invitons à consulter le site : https://cla.univ-fcomte.fr

- Définition de la fonction

Le/la Responsable des services administratifs assure le pilotage et la coordination des services administratifs et techniques du CLA. Il/elle assiste et conseille les membres de l'équipe de direction et contribue à la définition et à la mise en oeuvre de la stratégie de composante.

Il/elle garantit la qualité, la continuité et la conformité des activités, dans un environnement caractérisé par une forte activité de prestation de formation, des ressources propres importantes et des enjeux de performance économique.

Champ des relations
En interne:

- Les autres membres de la direction du CLA
- Tous les personnels du CLA
- Services centraux / composantes et gouvernance de l'Université
- Les étudiants et stagiaires

En externe:

- Le MEAE, Le Rectorat d'académie, les collectivités territoriales

Mission: Pilotage stratégique et institutionnel

- Participer à la définition et à la mise en oeuvre des orientations stratégiques
- Assister, conseiller et représenter la direction du CLA en interne / externe
- Sécuriser les actes administratifs et garantir la conformité réglementaire
- Participer aux instances et en assurer la préparation et le suivi
- Organiser et sécuriser les processus électoraux
- Contribuer aux processus d'audits, évaluations et contrôles
- Assurer la production et la transmission de notes administratives et rapports institutionnels

Mission: Management des équipes et gestion des ressources humaines

- Encadrer, organiser et animer les équipes administratives, logistiques et techniques
- Assurer l'organisation du travail et la continuité du service public
- Piloter la gestion des ressources humaines (campagnes de recrutement, avancements, entretiens professionnels)
- Contrôler l'application des règles et procédures RH
- Prévenir et gérer les situations sensibles ou conflictuelles
- Accompagner les évolutions organisationnelles et la conduite du changement

Mission: Pilotage budgétaire, financier et contrôle de gestion

- Élaborer et suivre l'exécution du budget du CLA
- Superviser les engagements juridiques, services faits et demandes de paiement
- Superviser la rentabilité des formations
- Mettre en place et piloter des outils de contrôle de gestion
- Evaluer et ajuster les dépenses de fonctionnement en fonction des recettes et des contraintes budgétaires
- Superviser l'exécution des marchés publics en lien avec la DAF
- Contribuer à la définition et à l'évolution de la politique tarifaire

Mission:Fonctions supports, patrimoine, sécurité et missions transversales

- Garantir la conformité des activités au cadre réglementaire
- Préparer, suivre et sécuriser les conventions et contrats
- Assurer l'application des règles d'hygiène et de sécurité
- Superviser la gestionlogistique, évènementielle et matérielle de la composante
- Développer et suivre les relations partenariales

Connaissances

- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Méthodologie de conduite de projet et contrôle de gestion
- Connaissance des règles budgétaires et des finances publiques
- Connaissance générale des règles en matière RH
- Techniques de management et de communication
- Droit public

Compétences opérationnelles

- La conduite du changement
- L'encadrement d'équipes
- La gestion des conflits ou situations sensibles
- La conduite d'entretiens
- L'analyse des besoins
- L'élaboration de tableaux de bord
- La maîtrise des outils de gestion numériques

Qualités

- Sens relationnel: écoute, disponibilité et diplomatie
- Rigueur / Fiabilité
- Réactivité
- Capacité de décision
- Capacité de conviction
- Capacité prospective
- Capacité à gérer le stress