Assistant du Service Technique et Logistique H/F - Ifremer

Le Service Technique et Logistique (STL) de l'Ifremer - centre Atlantique, en tant que service support, a pour mission principale de fournir aux utilisateurs du patrimoine du centre Atlantique un environnement de travail conforme, tant sur le plan normatif que règlementaire, afin de garantir la sécurité des utilisateurs, de bonnes conditions de travail et une sécurité de fonctionnement.

Placé-e sous l'autorité du responsable du Service Technique et Logistique (STL) de l'Ifremer - centre Atlantique, vous assistez l'équipe STL sur la partie administrative et gérez une partie des prestataires de service liés aux services généraux du site de Nantes ainsi que des prestations associées à des locations d'espaces.

A ce titre, vous assurez la gestion administrative du STL conformément aux règles en vigueur à l'Ifremer. Vous êtes garant de l'exécution contractuelle des prestations de type « services généraux », afin d'assurer une qualité de service auprès des utilisateurs Ifremer et une optimisation des coûts.

Quelle sera votre mission ?
En tant qu'assistant-e du STL, votre mission consistera à prendre en charge les activités administratives, une partie des activités multiservices (services généraux) dont le STL assure la gestion et des prestations associées à la location d'espaces du site nantais.
Sur la partie administrative, vous avez un rôle essentiel car vous formalisez les actions d'achats et de ventes des prestations et équipements du STL auprès de la DAJF. Vous épaulez l'équipe STL sur les tâches administratives.

Vous pilotez des activités multiservices qui contribuent au bon fonctionnement du centre et permettent, en particulier, aux salariés d'exercer leurs activités dans les meilleures conditions tant sur le plan de la sécurité que des conditions de travail.
Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins du service.

Quelles seront vos activités ?
En tant qu'Assistant-e administrative du Service Technique et Logistique vous avez en charge, sur le périmètre du STL :

Gestion administrative :
1. Saisir des demandes d'achats, des commandes et des réceptions en assurant la traçabilité de ces opérations sur le système d'information de la DAJF et en réalisant le suivi financier pour le STL.
2. Gérer en lien avec votre responsable, les contrats de prestation : cahier des charges, suivi financier, renouvellement, dénonciation.
3. Dans le cadre des missions 1 et 2, vous êtes l'interlocuteur privilégié de la DAJF.
4. Gérer pour le Centre les dossiers des éventuels sinistres en lien avec le référent assurance de la cellule juridique de la DAJF, en informant le directeur adjoint du centre Atlantique.
5. Gérer les frais et déplacements des personnels du STL (ordres de mission et états de frais).

Services généraux :
Gérer les prestations suivantes : nettoyage des locaux, entretien des espaces verts, gardiennage & télésurveillance, élimination des nuisibles, gestion des distributeurs de boissons et friandises, et gestion du parc des fontaines à eau.

1. Contribuer avec votre responsable à la rédaction des appels d'offres (CCTP, RC dont critères de choix) et à l'analyse des offres.
2. Suivre opérationnellement les prestations contractuelles : contrôle des prestations, revues de contrats.

Prendre en charge les opérations de locations des espaces du site nantais et des prestations associées en coordonnant et facilitant les interactions avec les différents interlocuteurs.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion des commandes et des fournisseurs,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande,Collaborer avec les fournisseurs pour assurer la qualité des produits,Rédiger un cahier des charges, des spécifications techniques,Utiliser des logiciels de gestion des achats,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).