Assistant Administratif Auprès du Responsable de Service H/F - Grand Lyon

La Métropole de Lyon, c'est plus de 9600 agents qui travaillent au quotidien au service des usagers. Elle intervient dans des politiques diversifiées : politiques sociales, environnementales, éducatives, mobilités, etc.

La délégation urbanisme et mobilités (DUM) est dédiée à la fabrique de la ville dans toutes ses dimensions et à toutes les échelles. À ce titre, elle s'emploie à incarner les enjeux de transition écologique et de justice sociale dans le renouvellement urbain du territoire et la mobilité des biens et des personnes.
Elle rassemble 400 agents répartis en 6 directions, parmi lesquelles la direction planification et stratégies territoriales.

Cette dernière, en particulier son service Planification, a en charge l'élaboration et la gestion des documents de planification (le Plan local d'urbanisme et d'Habitat (PLUH), les secteurs patrimoniaux remarquables, le règlement local de publicité), de documents stratégiques dans l'aménagement du territoire actuel et à venir. Le service porte aussi la mise en oeuvre du PLUH, en termes d'expertise, de conseil et au travers de l'avis métropolitain qu'il a la charge d'émettre sur les dossiers d'autorisation du droit des sols (permis de construire, permis d'aménager, déclarations préalables, ...). Le service Planification est constitué d'une cinquantaine d'agents, d'une unité RLP, de 5 unités Planification sur les territoires, d'une équipe juridique et administrative, et d'une unité Dessin & Avis métropolitain.

L'assistant administratif assure le secrétariat auprès du responsable de service et de la responsable-adjointe. Il travaille en transversalité au sein du service et plus globalement au niveau de la Direction (DPST) en travaillant en équipe avec l'assistante de Direction et les assistantes des autres responsables de service.

Au coeur du service Planification Urbaine, vous êtes le véritable chef d'orchestre administratif de l'équipe. Ce profil vous correspond, rejoignez-nous !

Vos missions principales :
1. Pilotage administratif
- gestion des flux d'information : réceptionner, trier et dispatcher le courrier et les flux entrants après validation de la direction, en veillant à la réactivité des réponses.
- gestion des agendas & logistique : optimiser l'emploi du temps du responsable de service et de son adjointe. Organiser les réunions de A à Z (réservation de salles, configuration des visios, accueil des participants) , rédiger et diffuser rapidement les comptes-rendus pour garantir la bonne transmission des plans d'action.
- logistique interne : anticiper et piloter les besoins matériels (fournitures, équipements informatiques) pour le confort de l'équipe.
2. Appui opérationnel aux projets d'Urbanisme
- suivi des procédures : participer activement aux étapes administratives clés liées à l'évolution et à la gestion des documents d'urbanisme.
- processus délibératif : contribuer à la préparation et au suivi des dossiers administratifs et des délibérations officielles du service.
3. Relais RH & Cohésion d'équipe
- être l'interface RH de proximité : devenir le point de contact privilégié ("antenne RH") du service pour centraliser et transmettre les éléments administratifs des agents (suivi du temps de travail sur Tempro, congés, conventions de télétravail).
4.Synergie et esprit d'équipe :
- travailler en étroite collaboration avec la secrétaire de direction et les autres assistant(e)s de responsables de service (gestion collective des parapheurs, partage de bonnes pratiques).
Vous participez activement au réseau des assistants de la direction et assurez une continuité de service solidaire en cas d'absence ponctuelle d'un collègue.

Vous rédigez et relisez avec une orthographe parfaite, soignez la mise en page et appliquez la charte graphique.
Vous maîtrisez le traitement de texte, les outils collaboratifs (agendas) et les logiciels métiers (RH).
Vous savez accueillir, orientez et adaptez votre discours à tous les interlocuteurs (internes/externes).
Rigoureux, vous hiérarchisez les priorités, gérez les imprévus et rendez compte à votre hiérarchie.
Vous appréciez le travail d'équipe, êtes force de proposition et garantissez une discrétion professionnelle (secret professionnel).