Gestionnaire Administratif au Sein de l'Ecole Doctorale H/F - Service Public

La DEVE accueille une École doctorale multidisciplinaire (organisée en 11 formations doctorales) et une École doctorale en co-accréditation avec d'autres établissements d'enseignement supérieur. L'École doctorale définit la politique d'admission des doctorant.es, organise leur formation (notamment, la formation à l'éthique de la recherche et à l'intégrité scientifique) et favorise l'acquisition d'une culture pluridisciplinaire dans le cadre d'un projet scientifique cohérent, participe à la visibilité internationale de l'établissement par la mise place de conventions de cotutelle internationale (actuellement au nombre de 200 environ), veille au respect des principes de la Charte du doctorat de l'établissement en conformité avec les arrêtés ministériels réglant le diplôme national du doctorat, met en place l'organisation destinée à assurer au/à la doctorant.e une relation sereine et efficace avec son encadrant.e ainsi qu'avec l'établissement, prépare l'insertion professionnelle des docteur.es et veille au suivi de leur parcours professionnel.


Le service de l'Ecole doctorale et des ED partenaire est composé de 6 agents. Le gestionnaire administratif-ve est placé·e sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service.

MISSIONS

Le ou la gestionnaire administratif·ve contribue à la mise en oeuvre des missions de l'École Doctorale (ED) et assure, dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur, la gestion administrative liée au cursus doctoral.

Il ou elle participe également au bon fonctionnement du service et apporte un appui à l'équipe en fonction des besoins et des périodes d'activité.

ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion administrative des doctorant·es

· Assurer la gestion des campagnes d'admission et de réinscription administrative en lien avec les formations doctorales et le service de scolarité :

o Contrôle des pièces justificatives ;

o Participation aux commissions d'admission ;

o Validation des demandes sur les plateformes dédiées ;

o Rédaction des autorisations d'inscription et de réinscription.

· Assurer le suivi administratif du cursus doctoral :

o Césure ;

o Abandon ;

o Changement de direction de thèse, de laboratoire ou de formation doctorale ;

o Suivi des comités de thèse ;

· Alimenter et mettre à jour les applications de gestion et les bases de données de scolarité (Apogée

· Fiabiliser et la qualité des données administratives saisies.

· Assurer le classement et l'archivage des dossiers dans le respect des procédures internes.

Accueil et information

· Accueillir, informer et accompagner les doctorant·es, enseignant·es-chercheur·es et partenaires administratifs.

· Réceptionner, traiter et orienter les demandes par mail, téléphone ou accueil physique.

· Assurer une communication claire et adaptée auprès des différents interlocuteurs internes et externes.

COMPETENCES REQUISES

Connaissances

- Connaissance du système universitaire et de l'organisation des études au sein de l'enseignement supérieur

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative

- Connaissance des techniques de communication

- Techniques d'élaboration de documents

Compétences opérationnelles

- Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique.

- Savoir utiliser des applications de gestion administrative et de scolarité.

- Organiser et hiérarchiser son activité en fonction des échéances.

- Respecter les calendriers et les procédures administratives.

- Rédiger des documents administratifs avec rigueur.

- Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi.

- Savoir rendre compte de son activité.

- Appliquer et faire respecter des procédures.

- Savoir chercher l'information

Compétences comportementales

- Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation.

- Qualités relationnelles et sens du service public.

- Capacité à travailler en équipe et en transversalité.

- Réactivité et capacité d'adaptation.

- Discrétion et respect de la confidentialité.

- Autonomie et prise d'initiative.

PROFIL RECHERCHE

- Niveau Bac exigé pour les agents contractuels

- Avoir une expérience de travail en milieu universitaire

- Capacité à communiquer et échanger en anglais appréciée