Secrétaire H/F - SESSAD L'Arc en Ciel

à pourvoir à partir du 1er juin 202
Dans le respect des valeurs associatives et du Projet Institutionnel, l'agent de secrétariat assure sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du Responsable de Service :
- Des missions d'accueil, d'orientation et de gestion quotidienne,
- De gestion administrative des dossiers des usagers,
- De gestion administrative et secrétariat du Responsable de Service,

Votre quotidien, si vous nous rejoignez

Accueil, orientation, gestion quotidienne
o Assure l'accueil physique et téléphonique,
o Réalise l'enregistrement des courriers émis et reçus,
o Envoie mails, SMS aux familles : informations, transmissions.
o Prévient les écoles, les familles des absences des professionnels,

Gestion administrative des dossiers des usagers avec IMAGO-DU
o Met à jour les dossiers de préadmission,
o Met à jour les données administratives des dossiers de l'usager
o Renseigne les informations nécessaires sur le journal de bord : transmissions d'informations, lien avec les familles et les professionnels,
o Classe les documents.

Gestion administrative et secrétariat du Responsable de Service :
o Saisit ou met en page des courriers, bilans, comptes-rendus divers, rapport de fonctionnement,
o Gère les stocks de fournitures,
o MDPH (Via trajectoire) : Met à jour la liste d'attente,
o Enregistrement plateforme ARS (FIJAISV) : prestataires, bénévoles, stagiaires, chauffeurs.
o Tri des mails et adressage en fonction de la demande
o Tri des factures et tenue d'un tableau récapitulatif des actes réalisés chaque mois
o Edition de DIPC et de conventions

Secrétariat médical :
o Réalise le planning des consultations médicales ;
o Prend les rendez-vous médicaux avec les familles (téléphone, SMS) ;
o Saisit et envoie les comptes-rendus médicaux
o Saisit et envoie les prescriptions médicales

Comment réussir sur ce poste :

- Etre titulaire du Baccalauréat Professionnel Secrétariat ou diplôme/titre équivalent.
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels liés à la fonction
- Capacité à anticiper, prioriser et organiser les tâches en fonction des besoins du service.
- Sens aigu de la discrétion professionnel et respect du secret professionnel
- Rigueur, autonomie et sens de l'organisation
- Ponctualité, disponibilité.
- Capacité à travailler en lien avec l'ensemble des professionnels de la structure.

Ce que nous pouvons vous offrir :

Missions
- Une expérience humaine et professionnelle enrichissante.
- Une pratique clinique diversifiée et collaborative.
- La possibilité de contribuer à des projets inclusifs.

Rémunération et avantages
- Selon la convention collective 51.
- Reprise d'ancienneté selon profil.
- Mutuelle (facultatif)
- Congés supplémentaires.
- Accès à la formation continue.

Cadre et conditions de travail
- CDD à temps plein
- Intégration au sein d'une équipe pluridisciplinaire engagée, expérimentée et solidaire

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.