Assistant de Direction - Gestionnaire Administratif H/F - Dreets Occitanie

Le pôle cohésion sociale, formation, certification est en charge de la conduite des politiques de cohésion sociale notamment celles relatives à la prévention et à la lutte contre les exclusions, à la protection des personnes vulnérables, à la protection de l'enfance, à l'accès à l'hébergement et au logement des personnes en situation d'exclusion, de la politique de la ville, de la formation et de la certification dans le domaine des professions sociales et des professions de santé non médicales.

Le pôle CSFC se compose :
- de la mission régionale et interdépartementale d'inspection, de contrôle et d'évaluation(MRIICE)
- du service formation et certification
- du service hébergement et accès au logement chargé de la mise en oeuvre du service public "de la rue au logement" et plus globalement des questions d'hébergement et d'accès au logement des publics généralistes sans domicile stable mais également des demandeurs d'asile / réfugiés pilotés par la DIHAL et la DGEF (9 agents à Toulouse),
- du service de prévention de la pauvreté et lutte contre les exclusions
- du service politique de la ville.

Groupe RIFSEEP : 3

Profil recherché : secrétaire administratif(ve)
Niveau requis: débutant

Encadrement (oui ou non) : non

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Chef de pôle cohésion sociale formation certification, l'Assistant(e) de direction / Gestionnaire administratif(ve) est en charge des missions suivantes :

Assistanat de direction (50%)
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et la gestion du courrier départ / arrivée
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- Gérer la planification collective, les agendas du chef de pôle et des Chefs de service, leurs déplacements et l'organisation de réunions
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits
- Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service
- Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées

Gestion administrative pour le service hébergement et accès au logement (50%)
- gérer les enquêtes et accompagner les DDETS(PP) dans les procédures de reporting
- Apporter un appui en période d'appels à projets et de campagnes de tarification
- Produire les restitutions statistiques se rapportant à l'activité concernée
- Préparer et suivre des dossiers administratifs, en collectant, analysant et sélectionnant les éléments constitutifs et en rédigeant les documents de synthèse.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

- Environnement institutionnel et administratif M
- Techniques de rédaction administrative M
- Applications informatiques métier M
- Politiques, mesures et dispositifs propres au champ du logement et hébergement M
- Gestion budgétaire et comptable A

Savoir-être :

- Autonomie M
- Sens des relations humaines M
- Discrétion M
- Organisation et rigueur M

Savoir-faire :

- Analyser une information, un document, une réglementation A
- Mettre en oeuvre une procédure, un protocole M
- Rédiger un acte juridique A
- Synthétiser des informations, des données, un document M
- Travailler en réseau M
- Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Power-Point) et collaboratifs M