Assistant en Chef du Corps Préfectoral H/F - Service Public

GROUPE RIFSEEP: 1

Vos activités principales :

Le pôle Secrétariat assure conjointement le secrétariat du préfet et du directeur de cabinet. Ainsi, l'assistant en chef est en lien quotidien avec le préfet, le directeur de cabinet mais aussi l'ensemble des sous-préfets et de nombreux partenaires extérieurs de haut niveau (élus, chefs d'entreprises, présidents d'associations, personnalités...).

Les tâches sont partagées entre les agents du pôle via la fonction de coordination de l'assistant en chef du corps préfectoral. Les deux assistants sont fonctionnellement rattachés au préfet pour l'assistant en chef et au directeur de cabinet pour l'assistant du corps préfectoral.

L'assistant en chef :
Manage et coordonne l'action du pôle Secrétariat, sous l'autorité du chef de cabinet.
Gère l'agenda du préfet et du directeur de cabinet, suit les demandes et invitations.
Assure l'accueil physique et téléphonique des rendez-vous du corps préfectoral.
Prépare les dossiers quotidiens.
Commande les fournitures.
Gère l'organisation des obligations de la résidence (repas, invitations, menus, plans de table...).
Suit les budgets de la résidence, les frais de représentation et les ordres de mission.
Gère les déplacements (réservations trains, hôtels...).
Tient à jour les tableaux de permanence et d'astreinte.
Réalise des missions d'assistance administrative (rédaction de courriers simples et d'invitations, suivi des dossiers réservés comme les évaluations ou les validations de congés...).

Spécificités du poste/ Contraintes / sujétions:

Le poste implique un roulement entre les membres du pôle Secrétariat sur la présence horaire et la prise de congés.
Polyvalence.
Discrétion.
Réactivité.
Rigueur.
Disponibilité.

Vos perspectives :

Les missions confiées permettent d'occuper des postes d'assistant de direction ou de traitement de dossiers dans des domaines similaires.

Vos compétences principales mises en oeuvre:

Connaissances techniques
- connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis
- avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise requis
- avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique requis

Savoir-faire
- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
- savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
- avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique requis

Savoir être
- avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
- savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
- savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis
- savoir accueillir : niveau maîtrise requis