Assistant de Direction H/F - Humanity First Guyane

Humanity First Guyane est une organisation humanitaire oeuvrant dans les domaines de l'aide sociale, de la solidarité, de l'éducation et de l'action humanitaire.
L'assistant(e) de direction apporte un appui administratif, organisationnel et opérationnel à la direction.
Véritable interface entre la direction et l'ensemble des services, vous intervenez sous l'autorité du Directeur et en collaboration étroite avec toutes les équipes de la structure.

Sous l'autorité directe de la Direction.

Missions
Vous contribuez activement au bon fonctionnement, à la coordination et à l'optimisation des activités.

Vos missions principales sont les suivantes :

Assistanat de direction
- Gestion des agendas et des priorités,
- Préparation et suivi des réunions,
- Rédaction de documents professionnels,
- Rapports hebdomadaires et annuels
- Suivi des dossiers transversaux

Appui à l'organisation
- Suivi administratif des projets
- Organisation d'événements et déplacement à prévoir
- Suivi logistique et administratif

Pilotage et coordination administrative avec les partenaires institutionnels, la direction et les salariés.

Activités
- Accueil téléphonique et physique
- Correspondance : gestion/rédaction des courriers et mails
- Traitement et suivi des dossiers administratifs
- Création d'outils de gestion adaptés (tableaux, plannings.)
- Enregistrement/archivage des pièces administratives
- Comptes-rendus de réunions

Compétences requises
Savoirs

- Utilisation des outils collaboratifs
- Règles de confidentialité et de protection des données
- Organisation et fonctionnement d'une association
- Procédures internes et réglementation applicable au secteur
- Notions de gestion du temps et de l'agenda
- Circuits de décision et de validation
- Environnement institutionnel et partenarial

Savoir-faire

- Être capable de réaliser les principales tâches de secrétariat/gestion
- Savoir hiérarchiser, organiser, classer et archiver
- Maîtriser les outils bureautiques (type Word/Excel) pour saisir, mettre en forme des données et créer des outils de suivi
- Maîtriser les outils internet (outils de recherche /gestion de mailing liste)
- Gérer un agenda, organiser des rendez-vous
- Prendre des notes et rédiger un compte rendu de réunion ou un courrier
- Maîtriser les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Capacité à communiquer avec différents interlocuteurs
- Savoir communiquer sur les activités de la structure à l'écrit

Qualités :

- Autonomie et esprit d'initiative,
- Discrétion,
- Esprit d'équipe, adhésion aux valeurs humanitaires
- Organisation et rigueur
- Curiosité
- Aisance relationnelle

Valeurs :

Solidarité - Humanité - Neutralité - Engagement - Respect

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.