Assistant du Maire et du Cabinet H/F - Mairie de Saint-Fons

Dans le cadre ce vos missions d'Assistant/e du Maire et de son Cabinet, vous aurez pour missions : - Organisation de la vie professionnelle du Maire et du Directeur de Cabinet- Réalisation de diverses activités de secrétariat- Accueil téléphonique et physique du Cabinet du MaireOrganisation de la vie professionnelle du Maire et du directeur de Cabinet :- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages- Organiser et planifier des réunions- Organiser leurs déplacements- Assurer la gestion de la boite mail du CabinetAssurer diverses activités de secrétariat :- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers- Rédiger des ordres du jour et comptes-rendus de réunions- Rédiger des notes de synthèse- Gérer le lien entre le planning des manifestations / rendez-vous / réunions et la présence des élus de la majorité,- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers- Assurer le circuit des parapheurs à leur attention- Organiser le classement et l'archivage des dossiersAccueil téléphonique et physique du Cabinet du Maire :- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur renseigné- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniquesPositionnementLiens hiérarchiques : Maire et Directeur du CabinetLiens fonctionnels : Direction générale des services, ensemble des services municipaux, Elus, partenaires institutionnels, habitantsCe que nous vous offrons- Poste proposé dans le cadre d'un CDD d'un an ouvert sur le cadre d'emploi d'adjoint administratif et de rédacteur.- 25 jours de congés annuels et 18 RTT (temps de travail de 38h/semaine)- Rémunération mensuelle entre 2179€ bruts et 2436€ bruts + prime annuelle de 1826.35€ bruts + versement annuel du CIA (Complément Indemnitaire Annuel)- Avantages :Carte titres restaurant avec participation employeur à hauteur de 50%,Participation employeur à hauteur de 75% aux abonnements transports en communParticipation employeur pour l'adhésion à une prévoyance maintien de salaireForfait mobilités durables jusqu'à 300€ brutsComité des Œuvres Sociales (Cartes cadeaux/sorties/billetterie/chèques vacances/parfums.)Carte d'accès gratuite à la Médiathèque de la Ville- Particularités : disponibilité en soirées si nécessaire, télétravail impossible avec le posteLe profil que nous recherchons :Savoirs :Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement des collectivitésTrès bonnes connaissances des services et de la collectivitéSavoir-faire :Maîtrise de l'outil informatiqueAisance rédactionnelleCapacité d'organisation et de respect des délaisCapacité à gérer l'urgenceCapacité à la médiationSavoir-être : Aisance relationnelle, grande discrétion, réactivité, disponibilité, autonomie

Experience: 12 MoisCompétences: Accueillir et fournir des renseignements à la population locale,Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civilQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.