Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - le Planning Familial 44

Dans le cadre d'un remplacement, le Planning Familial 44 recherche : Une/un Assistant-e administratif-ve (H/F)

IMPORTANT Seules les candidatures motivées seront traitées, merci pour votre compréhension.
==> La lettre de motivation est attendue avant le 15 juin et doit répondre aux prérequis de l'offre.
==> ASTUCE : Créez un seul fichier PDF, comprenant votre CV + LM et déposez-le dans l'encart prévu à cet effet.

En soutien à la direction, vous assurez les missions administratives du quotidien et contribuez au bon fonctionnement du Planning Familial 44.

Suivi comptable et financier en lien avec le service comptable externalisé
- Assurer le suivi, le pointage et le contrôle des factures
- Réaliser le rapprochement des factures avec les bons de commande et justificatifs
- Suivre les échéances de paiement et les règlements
- Participer au suivi budgétaire en appui de la direction
- Classer et archiver les pièces administratives et financières
- Mettre à jour les tableaux de suivi (budget, dépenses, indicateurs)
- Assurer le suivi des fiches de soin et de remboursement CPAM
- Gérer les relations avec les services fiscaux et organismes sociaux

Gestion administrative et appui sur les mission de gestion des ressources humaines
- Participer à la gestion administrative quotidienne de la structure
- Venir en appui de la Direction sur la gestion des ressources humaines
(mutuelle, médecine du travail, suivi des congés, recensement des besoins
en formation.) en lien avec les services externalisés
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs
- Gérer les appels, les mails et l'accueil administratif
- Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, logistique)
- Préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus
- Assurer le suivi des décisions prises en réunion

Communication interne et appui à la circulation de l'information
- Organiser la circulation de l'information au sein des CSS et entre les CSS
- Diffuser les notes, procédures et informations aux équipes
- Mettre à jour les supports de communication internes
- Assurer le lien administratif avec les partenaires et prestataires
- Contribuer à la diffusion des informations institutionnelles
- Garantir l'accessibilité et la clarté des supports transmis

Profil recherché
- Adhésion indispensable aux valeurs du Planning Familial
- Expérience indispensable en gestion administrative ou secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs)
- Rigueur, organisation, respect des procédures internes et autonomie
- Bon relationnel et sens de la confidentialité
- Capacité à travailler en équipe et à s'adapter à un environnement dynamique
- Diplôme de niveau 5 ou expérience significative dans la gestion administrative

Conditions
- Poste à temps plein souhaité (temps partiel négociable) sur 4.5 jours possible
- CDD 6 mois renouvelable en fonction de l'activité et des besoins du service
- Lieu de travail au Planning Familial 44, 3 rue du Docteur Zahmenhof, 44200 Nantes, déplacements possibles au CSS de Saint Nazaire.
- Réunions occasionnelles en soirée, récupérées.
- Rémunération selon la Convention Collective Alisfa, salaire conventionnel + pesée de 90, soit 27 950 euros brut annuel
- Mutuelle d'entreprise contrat de base pris en charge 50% employeur
- 5 semaines de congés annuel et congés supplémentaires conventionnels

Organisation du recrutement
- Vous pouvez envoyer votre CV et lettre de motivation à l'attention des membres du Conseil d'Administration du Planning Familial 44
- Entretiens prévus en juin.
- Prise de poste dès que possible ou au plus tard le 1er août 2026.
- Date limite de candidature : 15 juin 2026.

Experience: 2 An(s) - Gestion administrative / secrétariat

Compétences: Gestion administrative du courrier,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activité des médecins généralistes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.