Agent d'Accueil et de Sécrétariat - Savigny le Temple H/F - Communes

L'agent assure l'accueil physique et téléphonique de la Direction des Espaces publics et naturels du Centre Technique Municipal de l'Etain et participe aux tâches administratives

Missions :

- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction en traitant les demandes associées.
- Représenter la Direction avec diplomatie et sens du service public.
- Saisir les demandes téléphoniques et courriers dans ATAL.
- Assurer le suivi complet : transmission aux responsables, relance des partenaires institutionnels (GPS, entreprises...), suivi des retours.
- Rédiger les réponses aux riverains en veillant à la qualité rédactionnelle et à la cohérence institutionnelle. Outil « Le parapheur »
- Classer, archiver et alimenter les tableaux de bord de suivi.
- Prendre en charge l'ensemble des missions de secrétariat courant :
- Gestion du courrier (entrée/sortie), classement, diffusion, archivage,
- Suivi des DT/DICT (création, envoi dématérialisé, relances, classement),
- Organisation des réunions (convocations, préparation de dossiers),
- Prise de notes et rédaction des comptes rendus.
- Préparer, créer et suivre les bons de commande pour l'ensemble des services de la Direction.
- Effectuer le suivi des factures (vérification, rapprochements, tableaux de suivi).
- Participer à la préparation budgétaire en lien avec le responsable administratif et financière.
- Participer au montage des marchés publics (très important)
Suivre les arrêtés du CTM (enregistrement, diffusion, archivage).
- Aider ponctuellement à la rédaction d'arrêtés via WebDelib (en binôme avec la RAF).

- Gérer les demandes des services municipaux et associations :
Réservation de salles, confirmations, archivage,
Suivi des mouvements des clés.

- Participation à la rédaction d'arrêtés municipaux via WebDelib.
- Prise de notes en réunions de direction.
- Soutien ponctuel à l'organisation des rotations de bus, en lien avec la RAF et son équipe.
- Appui aux extractions ATAL et bilans annuels.
- Participation à la logistique bureautique (fournitures, petit matériel informatique).
- Participation au suivi RH des effectifs.(a reformuler peut-être)

Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Avoir des notions en bâtiment, espaces publics, domaine public (un plus).
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des outils collaboratifs.
- Bases en gestion comptable et budgétaire.
- Connaissance des procédures administratives (courriers, arrêtés, DI...).
- Techniques rédactionnelles pour courriers administratifs.

Savoir-faire :
- Accueillir et orienter le public.
- Instruire des dossiers et assurer un suivi rigoureux.
- Rédiger et mettre en forme documents et courriers.
- Analyser une demande, identifier les urgences, prioriser.
- Communiquer avec clarté et diplomatie.
- Archiver et organiser l'information efficacement.
- Gérer des situations de tension ou d'impatience avec professionnalisme.

Savoir-être :
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve.
- Réactivité et capacité d'adaptation.
- Esprit d'équipe et coopération.
- Autonomie et prise d'initiative.
- Maîtrise de soi, gestion du stress.
- Sens du service public et diplomatie dans les réponses aux usagers.