Secrétaire des Services Techniques - Mairie de Noeux-Les-Mines H/F - Communes

Sous l'autorité direct du directeur des services techniques, l'agent assure le suivi administratif, l'accueil téléphonique et en présentiel du public.
Il/elle gère les demandes d'enlèvement et les prises de rendez-vous des encombrants, les cartes de carburants et la gestion du logiciel de suivi d'activité des services.

Sous l'autorité de sa hiérarchie, l'agent procède :
- Au Suivi administratif :
* Suivi et mise en forme de document informatiques : Courriers, tableaux, compte rendu, etc...
* Assure le classement et l'archivage des documents, imprimer et photos
* Suivi et mise en forme des dossiers travaux et demandes de devis
* Suivi présence stagiaire et TIG et relationnel de leurs gestionnaires (collèges, lycées , spip, mission locale, et ville pour aide au permis)
* Travaux divers de comptabilité sur logiciel
* Gestion des fournitures de bureaux
* Gestion matériel de propreté voirie (sacs poubelles balais grattoirs etc... en collaboration avec le responsable cadre de vie
- A L'accueil téléphonique et en présentiel du public
- Aux Demandes d'enlèvement des encombrants
- Aux Prise de rendez d'enlèvement des encombrants
- A la Gestion des cartes de carburant
- A la Gestion du logiciel de suivi d'activité des services.
- A la Gestion des campagnes de dératisation

SAVOIR FAIRE :
- Organiser méthodiquement son travail en fonction du planning et des consignes orales ou écrites.
- Aide à la commande et contrôle de l'approvisionnement matériel et produits pour l'exécution des missions.
- Connaitre et utiliser les logiciels traitement de texte et tableur (Word Excel etc...)
- Être ouvert à l'apprentissage de nouveaux logiciel (ATAL)
- Expérience d'accueil de public (téléphonique ou présentiel)
- Proposition d'organisation d'archivage

SAVOIR :
- Connaître l'environnement institutionnel
- Maîtriser l'expression écrite et orale
- Maitriser l'outil informatique et bureautique
- Savoir renseigner le public
- Savoir adapter son discours en fonction de son interlocuteur
- Savoir prioriser les demandes d'interventions de premier niveau.

SAVOIR ETRE (aspects comportementaux et relationnels spécifiques au poste) :
- Autonome au quotidien dans l'organisation du travail mais savoir se référer à l'autorité
- Notions de discrétion.
- Dynamique et réactivité
- Responsable de l'utilisation du matériel
- Bonne résistance physique
- Savoir travailler en équipe
- Être discret et courtois
- Maintien de la neutralité politique, cultuel, culturel ou sur orientation sexuel dans son comportement et ses paroles avec ses collègues ou le public rencontré.
- Force de proposition sur les créations ou la méthodologie d'exécution dans son domaine de compétences