Assistant de Direction et d'Accueil H/F - Service Public

Le G-ISP est placé sous la tutelle du Premier ministre, exercée en son nom par la direction générale de l'administration et de la fonction publique (DGAFP).
Il est dirigé par un ou une directrice, assisté au siège d'un directeur ou directrice de la formation et des concours chargé(e) du pilotage et de la coordination des formations initiale et continue et de l'organisation des concours d'accès aux instituts ainsi que d'une secrétaire générale pour les questions administratives, financières et budgétaires. Les directeurs d'instituts régionaux d'administration (IRA), appelés à devenir des Instituts du service public (ISP) le 1er janvier 2027, sont étroitement associés à la définition de la stratégie du Groupe.
Le G-ISP comprend 120 agents permanents et accueille près d'un millier d'élève en formation initiale.

1) Assistance de direction (activité dominante)
- Assurer le secrétariat de la direction : gestion des agendas, organisation des rendez-vous, des réunions, et des déplacements
- Préparer, mettre en forme et diffuser les documents administratifs (courriers, comptes rendus, notes, présentations...)
- Assurer le suivi, le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers administratifs
- Mettre à jour les bases de données et outils de suivi administratif
- Participer au suivi des tableaux de bord et indicateurs d'activité
- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions.

2) Gestion administrative et logistique et réglementaire
- Assurer l'instruction et le suivi administratif des déplacements professionnels de la communauté de travail du G-ISP et du site de Lille (réservations, ordres de mission, instruction réglementaire et mise en paiement via outil GFD)
- Assurer la préparation administrative et logistique des séances du conseil d'administration
- Participer au secrétariat et au suivi des délibérations et documents afférents
- Contribuer à la location des salles (réservations, conventions, préparation logistique)
- Participer à la gestion, suivi et commande des fournitures administratives
- Contribuer à l'amélioration des procédures administratives et outils de suivi.

3) Accueil et information du public
- Assurer l'accueil physique des élèves, stagiaires, intervenants et visiteurs sur des créneaux définis
- Répondre aux appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs
- Gérer les courriers entrants et sortants
- Veiller à la qualité de l'accueil et à la bonne information des usagers.

4) Polyvalence du poste
- Dans le cadre de la continuité du service, l'agent pourra être amené(e), en fonction des nécessités de service, à participer à toute activité relevant de son domaine de compétences et contribuant au bon fonctionnement de l'établissement.

Connaissances : Environnement administratif, institutionnel /Bureautique et outils collaboratifs

Savoir-faire : Accueillir une personne, un groupe, du public/Maîtriser les délais/Rédiger, mettre en forme et relire des documents administratifs (courriers, comptes rendus, notes)/ Appliquer une règle, une procédure, un dispositif/capacité à travailler dans un environnement multi-acteurs (direction, services, usagers, instances)

Savoir-Etre : Faire preuve de discrétion/Faculté d'adaptation/Travail en autonomie, en rendant compte de manière formalisée/Sens de l'organisation/Avoir l'esprit d'équipe/Aisance relationnelle/Réactivité