Secrétaire Médicale aux Explorations Neurologiques et Centre du Sommeil H/F - Hôpital Bichat–Claude Bernard

Missions permanentes:
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des professionnels de santé
· Informer, orienter et conseiller les usagers
· Créer, gérer et mettre à jour les dossiers administratifs des patients
· Vérifier la conformité des informations administratives
· Gérer les rendez-vous et les agendas médicaux en fonction des priorités et des urgences
· Organiser les consultations, examens et hospitalisations (HDJ, HDS)
· Assurer le suivi administratif des prises en charge des patients
· Saisir et suivre les données médico-administratives (dont le codage de l'activité)
· Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus médicaux après validation
· Mettre à disposition les comptes rendus dans ORBIS
· Traiter les courriers, mails, fax et en assurer le suivi
· Classer et archiver les dossiers médicaux et documents administratifs
· Renseigner les outils de suivi d'activité
· Élaborer les plannings prévisionnels des médecins et en assurer la validation mensuelle
· Participer aux staffs de programmation et en rédiger les comptes rendus

Missions secteur d'activité Accueil et gestion des rendez-vous:
· Prendre et organiser les rendez-vous via les outils (ORBIS, AGHATE, téléphone, etc.)
· Assurer le bon déroulement des programmations: les consultations, les examens, HDJ, HDS
· Accueillir et gérer les flux de patients (y compris en zone d'attente)
· Coordonner la prise en charge et les déplacements des patients (logiciel de transport)

· Missions ponctuelles:
· Participer aux actions de formation liées au poste
· Accompagner les nouveaux professionnels dans leur prise de fonction
· Participer aux réunions de service
· Contribuer aux projets d'amélioration du service

SAVOIR-FAIRE REQUIS
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous des hôpitaux de jour et de semaine
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Respecter le secret médical, et la discrétion professionnelle
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en physique, par téléphone ou par mail
- Avoir le sens relationnel et de la réserve
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau
- Maîtriser l'outil informatique et les logiciels métiers

Connaissances associées
- Connaissances opérationnelles en :
o Bureautique
o Codage des actes
o Communication
o Droits des usagers du système de santé
o Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Connaissances en vocabulaire médical
- Connaissances générales en réglementation des archives

Qualités professionnelles Requises
- Faire preuve de rigueur
- Organiser son travail de manière efficace
- Savoir rendre compte de son activité
- Respecter la hiérarchie
- Être assidu et ponctuel
- Manifester un intérêt pour les secteurs médico-techniques