04App - Apprenti·e Assistant·e Développement RH H/F - Université de Toulouse

Mission : Participer à la mise en oeuvre du plan de formation de l'Université.

-Accueillir et orienter les agents vers l'offre de formation, recueilllir les besoins.
-Assurer la logistique des formations en lien avec la responsable de la formation des personnels, les assistantes de formation et les intervenants internet et externes.
-Coordonner le planning des différentes actions ainsi que le suivi pédagogique, administratif et budgétaire.
- Diffuser l'information sur les différents dispositifs de formation et conseiller les publics.
- Convoquer les formateurs et les stagiaires, assurer les inscriptions auprès d'organismes extérieurs, suivre l'état des dépenses, absences et les attestations.
-Assurer l'accueil des formateurs, intervenants, stagiaires y compris pour l'Hébergement, la restauration, la prise en charge des déplacements.
- Veiller au bon déroulement de la formation dans tous ses aspects : ouverture, fermeture, pause-café, contact avec le formateur, liste d'émargement, questionnaire de satisfaction, impression des supports de formation et mise à disposition de matériel audiovisuel.
- Gérer les inscriptions - réceptionner, enregistrer, lister, donner une suite, traiter, préparer et envoyer les convocations, assurer le suivi des conventions de formation, préparer et transmettre les précommandes à la gestionnaire financière, clore administrativement la formation.
- Tenir à jour le calendrier des formations selon les critères prédéfinis.
- Etablir des tableaux récapitulatifs de suivi et de synthèse.
- Saisir les formations et les participants dans le logiciel Formation GEFORP.