Institut de France - Service des Publics - Assistant Administratif en Apprentissage Alternance H/F - Institut de France

DESCRIPTION DU POSTE

L'apprenti (H/F) a pour maître d'apprentissage la cheffe du service des publics.

Placé sous la responsabilité directe de la cheffe de service, l'assistant administratif (H/F) apporte son soutien à toute l'équipe. Fiable et rigoureux, il joue un rôle essentiel dans l'organisation et le développement des actions menées en faveur des publics.

Ses missions en contrat d'apprentissage sont les suivantes :

Assurer le suivi budgétaire et comptable du service culturel

- Saisie des dépenses et recettes dans le logiciel comptable

- Demande de devis, relance des fournisseurs et prestataires

- Suivi de l'exécution budgétaire, avec la direction des services financiers

- Préparation du budget de l'année suivante, avec la cheffe de service

Assurer le suivi administratif du service culturel

- Préparer les dossiers des commissions et conseils scientifiques

- Enrichir la base de contacts au fil des événements ou besoins

- Aider les agents du service à mettre en oeuvre les procédures liées aux règles des marchés publics

- Organiser des réunions, réserver des salles

Contribuer au rayonnement de la programmation culturelle

- Coordination éditoriale de l'agenda culturel qui présente chaque semestre la programmation du Palais de l'Institut (collecte de l'information, mise en forme des textes, choix des images, échanges avec la graphiste, relecture)

- Référencement des propositions de l'Institut sur des sites prescripteurs (Pass cuture, Que faire à Paris, etc.)

Participer à l'organisation des conférences et des événements

- Accueil et pointage du public (conférences, événements de la librairie, etc.)

- Soutien actif dans l'organisation du programme pour les étudiants : « Un semestre avec les académiciens » (identification des relais, diffusion de l'information)

- Aide à la préparation des événements (Journées du patrimoine en septembre, Nuit de la lecture en janvier, Nuit Blanche en juin, commémorations nationales, rencontres-dédicaces, etc.)

Suivre la fréquentation et l'expérience visiteur

- Remplir les tableaux de bord des visites, conférences, événements

- Analyser les chiffres de fréquentation

- Veiller aux commentaires et retours du public

- Faire des propositions pour améliorer l'expérience visiteur

Soutenir la bonne gestion de la librairie

- Préparation de mise en paiement des factures et avoirs à télécharger sur les sites des fournisseurs

- Croisement avec les bons de livraison et bons de retour

- Numérisation et classement des justificatifs

Assister la cheffe du service culturel dans ses missions

- Rédiger le compte-rendu de la réunion de service hebdomadaire

- Transmettre les informations ou décisions importantes aux personnes concernées

- Suivre les dossiers en cours en tenant compte des délais impartis, relancer les interlocuteurs