Gestionnaire Administratif H/F - Gip Formation et Insertion Professionnel

Le réseau de la formation professionnelle de l'académie de Nice est constitué du GRETA Côte d'Azur et des différents services du GIP FIPAN (DAVA, CFA, service pôle innovation et développement, appels d'offres, pôle formation avec le service GRETA pour le département du Var.,.). Ensemble, ils concourent à une offre de service globale liée à la formation tout au long de la vie incluant l'apprentissage et les programmes d'insertion, de formation et d'évolution à destination des jeunes, des demandeurs d'emplois, des salariés et des entreprises.

Le pôle Innovation, International et développement gère près de 20 projets autour de la coopération et la mobilité internationale. Il est composé de 3 départements (Projets, Plan de développement des compétences et Mobilité). La gestion administrative et la RH au sein du service sont des composantes essentielles pour le maintien du développement, de l'innovation, de la cohésion et l'efficacité des équipes.Rattaché.e au responsable du pôle Innovation, International et Développement, le gestionnaire administratif est en lien fonctionnel avec les référents et les chargés de mission.

L'assistant(e) apportera un appui au pôle dans la mise en oeuvre de la politique RH du service, ainsi que dans la gestion administrative et financière, la communication interne et la coordination des équipes.
Ses missions incluront notamment l'organisation des activités et le suivi administratif du pôle. Il/elle sera en charge des achats liés aux déplacements des apprenants, formateurs et chargés de mission dans le cadre des activités du PID, ainsi que du traitement administratif de ces dépenses en lien avec le service administratif et financier.
Il/elle assurera également la gestion des conventions Erasmus et OPCO, ainsi que le suivi de la facturation et des relances auprès des OPCO.

- Suivi administratif des documents de mobilité via YPAREO
- Suivi des conventions ERASMUS (environ 300 par an)
- Suivi des conventions OPCO (environ 300 par an)
- Gestion, suivi et relance des facturations OPCO
- Achats des équipements et des transports
- Mettre à jour les outils de suivi (tableaux de bord, indicateurs)
- Accompagnement des groupes d'apprenants en mobilité internationale
- Participation aux salons étudiants
- Participation aux événements liés aux projets
- Contribuer à la valorisation des actions (supports, réseaux)
Maitrise du processus du poste
Rigueur, réactivité et organisation administrative
Autonomie, discrétion, polyvalence et capacité d'adaptation
Travail en équipe

Contraintes spécifiques :
- Déplacements à l'étranger (peu fréquent)
- Travail le week-end (peu fréquent)

Experience: 3 An(s)

Compétences: Logiciels comptables

Langues: Anglais souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.