Université Lyon 1 - Secrétaire de Département H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

La personne recrutée interviendra au département Génie Industriel et Maintenance (GIM) de l'IUT Lyon 1. Ce département accueille environ 250 étudiants qui reçoivent une formation de 2000 heures (hors projets et stages) sur trois ans. L'équipe pédagogique comprend une quinzaine d'enseignants titulaires (du secondaire et enseignants-chercheurs) et une quarantaine de vacataires d'enseignement. La formation BUT GIM a un caractère technologique et professionnalisant.

Sous l'autorité du chef de département,vous assurerez les activités du secrétariat et la gestion administrative du département GIM de l'IUT Lyon 1, c'est à dire de la formation BUT GIM et des licences professionnelles associées au département GIM (MSI, MBI), en effectuant les tâches suivantes :

- accueil, scolarité
- comptabilité, achats
- assistance pédagogique auprès des enseignants et responsables de licences professionnelles (LP MSI/MBI)
- gestion des conventions de stage des étudiants
- organisation des examens, soutenances et jurys
- promotion du département
- transfert des dossiers des vacataires
- responsable des archives

Activités principales :

- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Gérer la scolarité des étudiants : inscriptions, examens, résultats, diplômes
- Rédiger des notes et des courriers administratifs
- Assurer le suivi administratif et budgétaire des actions réalisées
- Enregistrer les données budgétaires
- Créer des documents divers (courriers, tableaux, certificats administratifs...) dans le cadre des activités de gestion du service
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires)
- Classer et archiver des documents
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

Compétences attendues:

- Savoir rendre compte
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Travailler en équipe
- Aptitude a gérer plusieurs dossiers
- Mettre en oeuvre une démarche qualité
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Utiliser les logiciels spécifiques a l'activité
- Gérer un budget
- Gérer les stocks et les commandes

Connaissances :

- Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Systèmes d'information budgétaires et financiers
- Collecter l'information pertinente et nécessaire a l'accomplissement de sa mission
- Dispositifs de formation initiale et continue
- Appliquer une démarche qualité
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Accueillir et prendre des messages
- Contrôler et suivre les conditions de conservation des archives
- Accueillir, renseigner et servir les usagers
- Savoir utiliser les logiciels spécifiques a l'activité
- Définir et suivre des budgets
- Maitriser les fonctionnalités du logiciel de gestion des études et des étudiants
- Règlementation applicable aux différentes catégories d'étudiants (inscriptions, cursus, bourses)
- Analyser des données et des informations disponibles dans le cadre d'une problématique
- Culture internet

Savoir être :

- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Savoir communiquer
- Gérer les situations d'urgence
- Savoir gérer les aléas