Gestionnaire Administrative - Ssiad H/F - Centre Communal d Action Sociale

Missions :

- Accueille, écoute et oriente les usagers et les professionnels.
- Recueille et traite des informations relatives au fonctionnement du service
- A en charge le suivi de dossiers administratifs liés au fonctionnement du service
- Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail du service.
- Contacts directs et échanges permanents avec la Responsable hiérarchique

Activités :

1. Accueil téléphonique et physique du service
- Renseigner les interlocuteurs internes et externes et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages
- Relations avec d'autres services, collectivités, partenaires en fonction des domaines d'activités

2. Gestion administrative globale
- Gestion des prises en charge des patients : instruction et suivi des dossiers de prise en charge, fin de prestation et actualisation des procédures administratives
- Gestion de l'archivage du service (dossiers des patients, documents comptables, ressources humaines et fonctionnement du service).
- Gestion du courrier et du courriel du service (arrivée / départ)
- Gestion des agendas et rendez-vous du service en lien avec les infirmières coordinatrices et la responsable hiérarchique (planning, communication)

3. Gestion comptable
- Contrôler la disponibilité des crédits, Suivre et élaborer les liquidations (recettes et dépenses) ;
- Participer à la réalisation des bilans
- Suppléer le régisseur d'avance

4. Gestion des Ressources Humaines
- Participer à l'élaboration et à l'exécution de la paye et de toutes les déclarations y afférent ;
- Participer à la veille réglementaire ;
- Planifier et suivre les conventions de stage en lien avec les infirmières coordinatrices ;
- Assurer la planification mensuelle et annuelle et le suivi sur le logiciel métier en lien avec les infirmières coordinatrices ;
- Suivre administrativement les absences du personnel : enregistrement notamment informatique (logiciel R.H. et logiciel gestion des soins) ; constituer et suivre les dossiers d'indemnisation des arrêts de travail ;
- Réaliser toutes les démarches et rédiger les documents relatifs aux contrats de travail en lien avec la responsable hiérarchique ;
- Gérer la mise à jour du fichier récapitulatif du personnel.
- Planifier et suivre les visites d'aptitude et les visites médicales des agents ;
- Planifier et assurer le suivi des formations du personnel en lien avec les infirmières coordinatrices ;
- Réceptionner et diffuser les informations générales liées à l'emploi et à la formation.

5. Gestion des stocks et des achats
- Réaliser les bons de commande, les commandes, les engagements et le mandatement des factures en lien avec les Infirmières Coordinatrices et la responsable hiérarchique.
- Réceptionner, vérifier les achats
- Suivi des stocks de matériel de soins et de fournitures administratives en lien avec les Infirmières Coordinatrices et la responsable hiérarchique

6. Gestion du parc automobile
- Suivre l'entretien et les réparations et informer les soignants référents des démarches à effectuer.
- Assurer le suivi du parc (proposition de renouvellement de véhicules en fonction des durées d'amortissement ; étude comparative des offres)
- Gestion du suivi du contrat d'assurance (règlement des primes, déclaration des sinistres + suivi des dossiers).

7. Suivi des projets
- Référent du suivi qualité en lien avec les infirmières coordinatrices et la responsable administrative
- Participer aux projets du Service

Experience: 3 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Corriger et mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.