Secrétaire du Service Habitat Construction H/F - Service Public

En tant secrétaire du service vous avez en charge les missions d'appui au chef de service et du secrétariat du service.

Vos principales missions sont les suivantes:

Appui au chef de service
- Accueil téléphonique, gestion de l'agenda, organisation des réunions du service (agenda - réservation de salle - préparation de dossiers - invitation - déplacement), diffusion du courrier, suivi des ordres de missions
- Rédaction de courrier
- Rédaction des comptes rendus des réunions du service (réunion d'encadrement...)
- Suivi de la messagerie du service,
-Suivi et contribution de dossiers réservés selon demandes du(de la) chef(fe) du Service

Suivi administratif du service
- Suivi des courriers : réservés direction et préfecture, courriers stratégiques des unités
- Appui aux unités : suivi et rédaction de courriers, participation aux réunions, rédaction de comptes-rendus etc..
- Réalisation des commandes de fourniture sur le budget de fonctionnement
- Suivi administratif des demandes de congés pour le compte du(de la) chef(fe) du Service
- Suivi des absences et coordination du planning des congés de l'ensemble des agents du service
- Réalisation de l'extraction permettant d'établir la liste des logements à contrôler pour le CRC
- Participation à la mise en forme des productions et documents de communication stratégiques du service

Exécution comptable
- Assurer le traitement et le suivi des opérations comptables dans l'application Chorus des BOP métiers du service
- Procéder à la saisie, au contrôle et à la validation des engagements juridiques, services faits et demandes de paiement dans Chorus
- Vérifier la conformité des pièces justificatives et assurer le suivi comptable des subdélégations de crédits et des dépenses
- Participer au suivi de l'exécution budgétaire et comptable en lien avec les gestionnaires, les entreprises et les services prescripteurs.

Compétences relationnelles :
Sens du contact et de l'écoute
Capacité à travailler en équipe
Disponibilité, discrétion, loyauté

Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
Connaissance du service et des responsabilités de chacun
Connaissance de l?environnement du service et des principaux interlocuteurs
Connaissances comptable et de l'outil Chorus
Rédaction de courriers, de compte rendu et de notes, mise en forme de documents dans le respect des chartes graphiques en vigueur

Compétences transversales :
Capacité d'organisation et de méthode
Rigueur, autonomie et initiative,
Réactivité, dynamisme, suivi des différents délais pour anticiper et alerter.