Secrétaire de Scolarité H/F - Université Haute Alsace - Mulhouse

Composante de l'Université de Haute-Alsace, l'Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Colmar, dispense un enseignement supérieur destiné à préparer aux fonctions de cadres intermédiaires dans six domaines différents. Les formations sont dispensées en temps plein ou en alternance par des enseignants-chercheurs, enseignants et des intervenants professionnels

L'activité s'exerce à l'IUT de Colmar sur le site du Grillenbreit. Ce poste de secrétaire de scolarité est placé sous la responsabilité directe du Chef de département Hygiène Sécurité et Environnement.

Le secrétaire de scolarité assure le bon fonctionnement du secrétariat de scolarité du département Hygiène Sécurité et Environnement de l'IUT de Colmar et collabore au bon fonctionnement du département en assurant tous les actes de gestion administrative afférents en relation avec les services généraux. Il assure l'interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants, ainsi que les services administratifs internes comme externes à l'IUT.

Activités principales

- Assurer l'organisation et le suivi de la gestion de la scolarité des étudiants du département
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du département, l'information et l'orientation des usagers des départements (étudiants, enseignants permanents, vacataires; ...)
- Assurer la gestion des vacataires
- Assurer la gestion quotidienne des emplois du temps
- Gérer les conventions de stages et en assurer le suivi administratif
- Organiser et planifier les soutenances de stages et de projets (Saé) ainsi que les différentes réunions et événements du département et en assurer le soutien logistique

Activités associées

- Mettre en oeuvre des tâches de secrétariat (courriers, messagerie électronique, rédaction de documents, reproduction et numérisation de documents, classement et archivage de documents)
- Organiser les déplacements des étudiants et saisir les commandes du département (précommandes) en lien avec le service financier de l'IUT
- Participer aux inscriptions dématérialisées des étudiants en lien avec le service scolarité de l'IUT
- Procéder à l'organisation administrative et matérielle des élections du Conseil de département

Nous recherchons un collaborateur dynamique, motivé avec un excellent relationnel, rigoureux, polyvalent ayant un bon sens de l'organisation et pouvant être autonome dans les missions confiées tout en pouvant travailler en équipe.

De formation niveau 3 (niveau CAP/BEP), une première expérience dans un service scolarité de l'enseignement supérieur ou dans un établissement public d'enseignement serait appréciée.

Autonome et proactif, vous êtes à l'aise dans les échanges avec des interlocuteurs variés.

L'Université de Haute-Alsace laisse toute latitude au candidat de joindre tous les documents jugés pertinents à son CV et valorisant sa carrière.

Lors des auditions, le jury de recrutement se réserve la possibilité de procéder à une mise en situation professionnelle.