Assistant de Direction - Ghu Ap-Hp Paris-Saclay H/F - Hôpital Bicêtre

Assister l'adjoint à la directrice du GHU et la secrétaire générale du GHU.
Suppléer l'assistante de direction de la directrice du GHU en cas d'absence.

Gestion du secrétariat de la direction du GHU :
- Accueil téléphonique et physique
- Réception et traitement du courrier
- Prise de rendez-vous/gestion des agendas
-Rédaction de courriers et de courriels
- Organisation de réunions, d'événements et de déplacements professionnels
- Dactylographie et mise en forme de documents (notes, tableaux, courriers, comptes rendus)
-Suivi des dossiers en cours
- Gestion et mises à jour des listes de diffusion Codir, gouvernance GHU et autres
- Gestion des dossiers partagés et habilitation utilisateurs
- Classement, archivage, commande de fournitures
- Logistique (restauration ...)

Coordination et/ou Gestion des réunions instances, comités du GHU
- Comité de direction: diffusion ordre du jour, organisation logistique, diffusion des comptes-rendu
- Comex: diffusion ordre du jour, organisation logistique, diffusion des comptes-rendu
- Conseil hospitalier territorial : organisation logistique, information et suivi
- Instances: coordination avec les assistantes de direction en charge des différentes instances
- Autres réunions

PARTICULARITÉDU POSTE
- Disponibilité
- Capacités d'adaptation

FORMATION ET/OU COMPÉTENCES REQUISES
- Assistante médico-Administrative
Formation de type Bac +2 minimum (BTS Assistante de direction)

QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES
- Confidentialité
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
- Capacité à travailler en équipe
- Qualités humaines et proximité avec les différents interlocuteurs
- Qualités rédactionnelles
- Capacité d'autonomie
- Réactivité et disponibilité
- Esprit de synthèse et rigueur