Assistant de Direction H/F - PREMIUM EXPERTS

PREMIUM EXPERTS est une société qui accompagne ses Partenaires en stratégie managériale et opérationnelle, ainsi qu'un Cabinet de Recrutement spécialisé en Executive et Middle Management.

Présentation de l'entreprise

Société spécialisée dans le secteur du bâtiment, intervenant sur des projets de construction, rénovation et aménagement auprès d'une clientèle publique et privée.

Dans le cadre de son développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction polyvalent(e) afin d'accompagner la Direction dans la gestion administrative, commerciale et opérationnelle de l'entreprise.

Missions principales

Rattaché(e) directement à la Direction, vous occupez un rôle central dans l'organisation et le bon fonctionnement de l'entreprise.

Assistanat de Direction

- Gestion de l'agenda de la Direction et organisation des rendez-vous.
- Accueil téléphonique et physique des clients, partenaires et fournisseurs.
- Gestion du courrier entrant et sortant.
- Préparation, rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs.
- Organisation des réunions et suivi des actions décidées.
- Classement, archivage et gestion documentaire.
- Interface entre la Direction, les équipes travaux, les clients et les partenaires extérieurs.

Gestion administrative et suivi des chantiers

- Constitution et suivi des dossiers administratifs des chantiers.
- Gestion des contrats de sous-traitance et vérification des pièces administratives.
- Suivi des attestations, assurances, qualifications et documents réglementaires.
- Contrôle et mise à jour des dossiers fournisseurs et sous-traitants.
- Préparation des éléments nécessaires à la facturation et au suivi administratif des opérations.
- Suivi des tableaux de bord et reporting d'activité.

Gestion des appels d'offres

- Veille et identification des appels d'offres publics et privés.
- Téléchargement et analyse des Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE).
- Constitution complète des dossiers administratifs de candidature.
- Collecte des pièces techniques et administratives auprès des différents interlocuteurs.
- Préparation et mise en forme des mémoires administratifs.
- Dépôt dématérialisé des offres sur les plateformes dédiées.
- Suivi des échéances, relances et réponses aux consultations.
- Mise à jour des documents administratifs nécessaires aux candidatures (Kbis, attestations fiscales et sociales, assurances, certifications, etc.).
- Suivi des résultats et archivage des dossiers.

Gestion administrative et comptable

- Suivi et traitement des factures fournisseurs.
- Contrôle et rapprochement des documents administratifs.
- Transmission des éléments au cabinet comptable.
- Suivi des règlements clients et fournisseurs.
- Participation à la préparation des éléments RH (variables de paie, absences, congés, visites médicales, etc.).

Support commercial et relationnel

- Suivi des demandes clients.
- Élaboration et mise en forme de devis et documents commerciaux.
- Mise à jour des bases de données clients et fournisseurs.
- Participation à la communication et à l'image de l'entreprise.

Profil recherché

Formation

- Bac +2 à Bac +3 en Assistanat de Direction, Gestion PME/PMI, Administration des Entreprises ou équivalent.

Expérience

- Expérience significative d'au moins 3 ans sur un poste similaire
- Une expérience dans le secteur du BTP ou de la construction est indispensable (nous ne pourrons malheureusement pas donner suite aux candidatures n'ayant pas cette expérience dans le secteur BTP)
- Maîtrise des procédures liées aux appels d'offres publics et privés appréciée mais non-obligatoire

Compétences

- Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Bonne connaissance des plateformes de dématérialisation des marchés publics.
- Capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
- Aisance avec les outils informatiques et logiciels de gestion.
- Sens de l'organisation et gestion des priorités.

Qualités personnelles

- Polyvalence et autonomie.
- Rigueur et sens de la confidentialité.
- Réactivité et esprit d'initiative.
- Excellent relationnel.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Sens du service et goût pour le travail en équipe.