Office & Administration Manager H/F - Aec Partners

Office & Administration Manager (H/F)
Statut : Cadre

Rattachement hiérarchique
Rattaché(e) directement à la Direction (Associés) avec interaction régulière avec les Associés et les salariés du cabinet, le cabinet d'expertise comptable, les clients, les fournisseurs et les banques. .

Mission principale
Assurer le bon fonctionnement et le pilotage opérationnel, administratif et financier de la société, en combinant un rôle d'Office Manager et de Contrôleur de Gestion, avec un fort niveau d'autonomie et de fiabilité.

Le poste couvre à la fois :
- la gestion quotidienne des opérations
- le suivi financier et administratif
- la coordination avec les partenaires externes (clients et fournisseurs)

Responsabilités principales
- Pilotage de l'activité (pilotage analytique par projet) et pilotage administratif et financier
- Création et gestion des codes internes (projets, activités)
- Suivi et archivage des contrats clients et de la documentation correspondante
- Suivi du temps engagé par projet
- Émission et suivi des factures clients
- Suivi des encaissements et rapprochements bancaires
- Saisie et suivi des factures fournisseurs, des frais et des relevés de cartes dans l'outil de pilotage des projets, transmission au cabinet d'expertise comptable (pour la comptabilité générale)
- Paiements / préparation des virements (salariés, fournisseurs, impôts et organismes sociaux, etc ...)
- Suivi quotidien de la trésorerie et des comptes bancaires
- Suivi des indicateurs de performance
- Préparation et suivi du compte de résultats
- Contribution aux clôtures annuelles
- Préparation des éléments de paie (préparation et vérification des éléments, gestion Ticket Resto, gestion congés)
- Collecte et transmission des pièces comptables au cabinet d'expertise comptable
- Coordination/interface avec le cabinet comptable en charge de la comptabilité générale
- Coordination de la préparation des AG avec le cabinet d'expertise comptable
- Suivi des obligations sociales en coordination avec le cabinet d'expertise comptable

Office management, communication, support RH et projets transverses
- Aide sur projets clients (suivi honoraires KOL, déclaration CNOM.)
- Accueil des clients
- Contribution à l'animation de la vie d'équipe
- Organisation d'événements internes
- Mise à jour du site web
- Support communication (LinkedIn, contenu corporate)
- Contribution à des projets spécifiques
Gestion administrative du personnel - Mutuelle et prévoyance (vérification, e-déclaration)
- Support au recrutement
- Mise à jour annuelle du questionnaire EcoVadis

Gestion opérationnelle & pilotage des prestataires /
- Gestion des prestataires (IT, téléphonie, fournitures)
- Suivi des abonnements et contrats
- Coordination des services généraux
- Interface opérationnelle avec les banques

Profil recherché
- Formation : Bac +3 à Bac +5 (Gestion, Administration)
- Expérience : 3 à 10 ans dans un rôle similaire
- Soft skills : esprit d'équipe, écoute, autonomie, rigueur, fiabilité, organisation, hands-on
- Un bon niveau d'anglais est requis

Pourquoi ce poste est clé
Rôle central dans l'organisation : visibilité externe, bon fonctionnement opérationnel, fort lien avec l'ensemble des membres de l'équipe

Contexte de l'entreprise
AEC Partners est un cabinet de conseil en stratégie dans les sciences de la vie. La société a été créée en 1995 et est constituée d'associés et salariés (12 personnes et potentiellement 20 dans le futur). Les clients de la société sont des entreprises pharmaceutiques (Grands groups et PME) et des start-ups innovantes dans le secteur des sciences de la vie. L'activité de la société se déroule en partie à l'international. La société souhaite recruter une personne qui occupera le poste d'Office Manager & Contrôleur de Gestion.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion administrative du personnel,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Langues: Anglais exigé,Français exigé

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.