Secretaire des Formations H/F - Askoria

MISSIONS
Sous la responsabilité hiérarchique de la Direction Exécutive Ressources Groupe et Prospectives, vous serez intégré.e à l'équipe Projet Web Citoyen 2. Vous assurerez la gestion administrative et logistique des actions de formation du projet FSI Web Citoyen, en veillant à la qualité du parcours des participants, à la fiabilité des données collectées et la conformité des procédures.
Le/la secrétaire de formation assure le bon déroulement administratif des sessions de formation et constitue le point d'ancrage des données terrain. Il/elle contribue, en lien étroit avec l'assistant-e et le/la coordinateur-rice, à la sécurisation opérationnelle et évaluative du projet.
Vos missions seront les suivantes :
- Missions transversales
o Garantir la fiabilité des données administratives relatives aux actions de formation
o Assurer la traçabilité complète des parcours participants
o Contribuer à la production des éléments nécessaires aux obligations de suivi et de reporting du projet
o Sécuriser la chaîne administrative entre actions de formation, suivi évaluatif et pilotage du projet
o Participer à la dynamique collective de l'équipe projet, dans une logique de complémentarité et de solidarité opérationnelle
- Gestion administrative et traçabilité des actions de formation
o Administrer la plateforme pédagogique Moodle pour la gestion des inscriptions, des communications avec les participants, la diffusion des informations pratiques et la collecte des évaluations
o Assurer le suivi des inscriptions des participants
o Gérer les convocations, listes d'émargement et attestations
o Veiller à la conformité des procédures internes liées à la formation
- Organisation logistique des sessions de formation
o Préparer matériellement les sessions en coordonnant les aspects logistiques avec les intervenants et les partenaires terrain
o Garantir les conditions d'accueil des participants
- Centralisation des données, suivi des indicateurs et production des éléments de preuve
o Collecter et consolider les évaluations des formations (participants et intervenants)
o Centraliser les données de fréquentation, d'assiduité et de satisfaction
o Alimenter les outils de suivi du projet avec les données formation
o Mettre à disposition de l'équipe projet les éléments nécessaires au reporting et à l'évaluation
o Produire les éléments de preuve relatifs aux actions de formation (traçabilité des parcours, justificatifs de participation, synthèses de données)
VOS ATOUTS ?
Des compétences métier.
Vous maîtrisez les outils numériques (bureautique et plateforme LMS, notamment Moodle) et êtes à l'aise avec la gestion de données administratives et pédagogiques. Rigoureux-se, organisé-e et méthodique, vous savez gérer des dossiers de formation.
Un savoir-être.
Votre aisance relationnelle vous permet d'interagir avec des publics variés (participants, formateurs, partenaires) et de travailler en équipe projet. Vous savez faire preuve d'autonomie, de réactivité et d'adaptabilité.
VOTRE PROFIL ?
De formation en secrétariat/assistanat (diplôme de niveau 4) ou riche d'une expérience réussie de 3 ans minimum dans le secrétariat, vous connaissez idéalement le secteur de la formation professionnelle. Maîtrise de la plateforme Moodle (ou environnement LMS équivalent) requise.

NOS CONDITIONS DE RECRUTEMENT
- Poste CDD à temps plein basé à Rennes à pourvoir dès que possible pour une durée de 18 mois.
- Rémunération : à partir de 2001 € bruts mensuels (prime Ségur incluse) selon profil et expérience
- Processus de recrutement :
o Un entretien avec le Directeur exécutif Ressources groupe Prospective et la responsable Affaires et exploitation le 23 juin et des tests bureautiques
o Dans un 2e temps : un entretien avec la Directrice executive Management social et la chargée de mission RH.
- Envoyer votre CV et une lettre de motivation avant le 19 juin

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.