Assistant de Gestion Administrative - Conseil Départemental du Var H/F - Conseils départementaux

Intitulé du poste : Assistante de gestion administrative
Code du poste : 1198-05
Fonction : Assistante de gestion administrative
Affectation : Direction des moyens internes, Cellule administration générale
Rattachement hiérarchique : Responsable de cellule
Résidence administrative : Toulon
Cadre d'emploi : Adjoint administratif territorial
Grade plafond : Adjoint administratif principal de 1ère classe
Groupe de fonction : C2-3

Missions du poste :

Sous l'autorité du responsable hiérarchique, le chargé de gestion administrative effectue le traitement administratif des dossiers. Il peut exercer des tâches plus polyvalentes sur les aspects comptables, financiers et juridiques. Il peut entretenir des relations avec les partenaires internes et externes.
Il a pour mission de gérer des dossiers transversaux et participer à des activités propres au poste occupé.

Activités :

Assurer la gestion administrative et le suivi de dossiers
Veiller à la conformité des dossiers, actes administratifs et au respect des procédures en vigueur
Créer, suivre et mettre à jour les procédures, les outils de gestion interne
Apporter conseil, soutien auprès des services et agents
Participer à la conduite de projet

Activités annexes :

Gestion administrative et budgétaire :
Saisir, valider, suivre le budget pour les marchés gérés par la cellule
Assurer le traitement des dossiers financiers relatifs aux marchés publics de la cellule (préparation des bons de commande)
Procéder à la vérification et à la validation des factures en lien avec les marchés
Gérer la relation avec les fournisseurs (demandes de devis, suivi des livraisons)
Assurer le lien avec les référents pour l'ensemble des demandes liées à l'économat

Gestion des Ressources Humaines :
Assurer l'interface entre la direction et les services de la direction des ressources humaines

Assurer ponctuellement le remplacement de l'assistante de direction durant ses absences
Sujétions particulières liées au poste (horaires spécifiques, déplacements, astreintes...) :

Cette fonction requiert de l'adaptabilité et de l'organisation pour faire face aux variations d'activité et aux diverses sollicitations
Habilitations et vêtements de travail obligatoires

Compétences requises :

Savoir (connaissances)

Connaissance des procédures administratives
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs aspects financiers
Maîtrise des techniques de secrétariat et de rédaction administrative
Connaissance juridique, réglementaire du domaine d'activité

Savoir-faire (compétences techniques)

Organiser et planifier des réunions
Rechercher des informations et en vérifier leur validité
Saisir et actualiser les dossiers dans les applications dédiées
Maîtriser la rédaction des actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations) ainsi que des courriers et comptes-rendus, en garantissant leur qualité rédactionnelle, leur clarté et leur conformité avec le cadre réglementaire
Maîtriser les outils bureautiques et numériques

Savoir-être (aptitudes personnelles)

Rigueur
Méthode
Sens de l'organisation
Initiative