Assistant de Gestion Administrative - Conseil Départemental de Guadeloupe H/F - Conseils départementaux

Au sein de la DGA Transformation :
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES :
Relations permanentes avec le responsable du service Relations fréquentes avec les agents du service Relations avec l'ensemble des services départementaux

RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES :
Accueil des usagers du Département et des partenaires externes de la collectivité

SPÉCIFICITÉS, CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS :
Travaille en bureau Utilise régulièrement les logiciels bureautiques Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public Disponibilité

SAVOIR :
Organisation et fonctionnement de la collectivité
Procédures administratives et techniques du service
Expression écrite et orale
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, ...)

SAVOIR-FAIRE :
Gérer les agendas des agents du service
Gérer les documents du service (copie et assemblage, classement, archivage, ...)
Réaliser les transmissions
Prioriser et diffuser les informations dans le service
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel), de travail collaboratif (Outlook, SharePoint) et autre logiciel de gestion

SAVOIR-ÊTRE :
Écouter les directives et mettre en oeuvre les consignes de travail
Respecter les horaires et les délais d'exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service
Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes
Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées