Responsable du Service de la Scolarité - Chargé·e du Pilotage Opérationnel H/F - Service Public

La ou le responsable du service de la scolarité, chargé ou chargée du pilotage opérationnel, est placé sous la responsabilité du directeur général des services et du directeur des études. Elle ou il travaille en collaboration étroite avec les responsables des différents services.

Missions
Organiser et encadrer la gestion de la scolarité pour l'ensemble des formations de 1er cycle et cycle master en formation initiale de l'école en lien avec le directeur des études. Le service scolarité, réorganisé à la rentrée 2026, est composé de 8 gestionnaires de scolarité.

Activités principales
Manager l'équipe;
Accompagner les gestionnaires et développer leurs compétences;
Piloter la gestion administrative des étudiants;
Etablir les calendriers de gestion et universitaire;
Coordonner les affectations en 4e année et les affectations hors les murs en 5e année;
Superviser les inscriptions administratives et pédagogiques ;
Orchestrer les opérations d'élaboration et de suivi des emplois du temps des formations dans l'outil dédié, recueillir les disponibilités des enseignants;
Piloter l'organisation des examens et des jurys et coordonner la diplomation;
Assurer le suivi des maquettes des formationsdont les modalités de contrôle des connaissances ;
Superviser le recueil des descriptifs de cours;
Mettre à jour le site internet et 'intranet de l'école;
Sécuriser les données et les procédures;
Assurer une veille juridique et réglementaire du domaine d'activité.

Compétences

Savoirs (connaissances)
Connaissance de l'organisation et de la réglementation de l'Enseignement supérieur et de la recherche
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur

Savoir-faire

Maitriser les techniques d'encadrement (management, coordination d'une équipe...)
Organiser et planifier les tâches de l'équipe de scolarité
Savoir formaliser des procédures
Maîtriser les outils bureautiques et ceux spécifiques au métier
Savoir s'approprier et utiliser un nouvel outil
Capacité d'adaptation et d'assimilation des enjeux et du contexte propre au service et à l'école

Savoir-être

Savoir manager, déléguer et travailler en équipe
Savoir transmettre ses connaissances et former ses collaborateurs
Avoir une forte capacité d'adaptation
Savoir intégrer les innovations, les réformes
Être réactif et dynamique
Avoir le sens du relationnel
Être force de proposition
Rigueur
Sens de la loyauté et de la confidentialité
Sens du service public, de la neutralité, notamment en matière d'aide à la décision