Assistant Administratif H/F - Lynx RH

Le cabinet Lynx RH recherche pour l'un de ses clients, entreprise spécialisée dans les travaux de second oeuvre, un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Travaux / Chantier H/F dans le cadre d'un recrutement en CDI.

Vos missions

L'Assistant(e) Administratif(ve) Travaux assure le suivi administratif des opérations de chantier et constitue l'interface entre les conducteurs de travaux, les sous-traitants, les fournisseurs et la direction. Il/elle garantit la conformité administrative, la traçabilité documentaire et le bon déroulement des procédures liées aux chantiers.

Gestion administrative des sous-traitants

- Constituer les dossiers d'agrément des sous-traitants et collecter les documents obligatoires.
- Vérifier la conformité et la validité des pièces administratives et réglementaires.
- Préparer et suivre les demandes d'agrément auprès des maîtres d'ouvrage.
- Assurer le suivi des échéances et relancer les partenaires concernés.
- Mettre à jour les tableaux de bord de vigilance réglementaire.
- Gérer les contrats de sous-traitance et leurs éventuels avenants.

Gestion des commandes et suivi des achats

- Établir les commandes de matériaux, fournitures, équipements et consommables.
- Contrôler les bons de livraison et leur conformité avec les commandes.
- Réaliser les rapprochements entre commandes, livraisons et factures fournisseurs.
- Identifier et traiter les écarts de prix, quantités ou références.
- Assurer le suivi administratif des achats par chantier.
- Participer au contrôle des coûts et à l'analyse de la rentabilité des opérations.

Suivi réglementaire et environnemental

- Participer à la constitution des dossiers administratifs liés aux exigences environnementales des marchés.
- Collecter et archiver les fiches techniques, fiches de données de sécurité et documents de conformité produits.
- Assurer le suivi des documents relatifs à la gestion et à la traçabilité des déchets.
- Contribuer à la préparation des dossiers de fin de chantier et des documents de conformité.

Gestion administrative des chantiers

- Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des opérations.
- Assurer le suivi des documents contractuels et des ordres de service.
- Gérer les courriers, comptes rendus et correspondances administratives.
- Assurer l'archivage physique et numérique des documents.
- Participer à la préparation des situations de travaux et des décomptes finaux.
- Contribuer à l'élaboration des dossiers des ouvrages exécutés (DOE).

Pré-requis

Compétences techniques

- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
- Bonne connaissance des logiciels de gestion dédiés au BTP.
- Capacité à lire et exploiter les documents contractuels d'un marché de travaux.
- Connaissance des procédures de suivi administratif des chantiers.
- Notions de comptabilité fournisseurs et gestion des achats.

Qualités personnelles

- Rigueur et sens de l'organisation.
- Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Bon relationnel et sens du service.
- Autonomie et capacité à travailler en équipe.
- Discrétion et respect de la confidentialité.

Profil recherché

Bac +2 minimum en gestion administrative, gestion PME-PMI, comptabilité ou bâtiment.

Une spécialisation dans le secteur du BTP constitue un atout.

Bac +3 apprécié dans les domaines de la gestion ou de l'administration du bâtiment.

Expérience

- Expérience de 3 ans minimum dans une fonction administrative au sein d'une entreprise du BTP.
- Connaissance des procédures administratives liées à la sous-traitance et aux marchés de travaux.
- Une expérience des marchés publics est appréciée.

Informations complémentaires

Type de contrat : CDI

Temps de travail : Temps plein

Salaire : 2500 € - 3000 € par mois